Administración Documental

FAQ's

A continuación encontrará una selección de preguntas frecuentes relacionadas con la gestión de documentos en la Universidad de los Andes. Seleccione el tema que desea consultar en el menú que encuentra a continuación.

  • ¿En qué consiste la gestión documental?

    La gestión documental aplica un conjunto de normas, técnicas y prácticas dirigidas a la administración del flujo de documentos producidos en una organización, permitiendo la recuperación y acceso a la información contenida en éstos. Así mismo, define el tiempo que los documentos deben conservarse, asegurando la eliminación de aquellos que pierden su valor y la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

    ¿Por qué debo gestionar la documentación que produzco?

    Los documentos que producimos en el ejercicio de las funciones a nuestro cargo contienen información valiosa para la toma de decisiones y son evidencia de las actividades y procesos realizados a nivel de Unidad y como institución. Por lo anterior, tener claridad sobre el valor que tienen los documentos que se producen y aplicar las técnicas de gestión documental evitará la pérdida de documentos valiosos que permitan responder inquietudes de carácter legal, académico, administrativo, entre otras.

    ¿Qué beneficios obtengo al hacer gestión documental?

    ·         Agilizar la búsqueda, recuperación y manejo de la documentación para la toma oportuna de decisiones.
    ·         Contribuir a la racionalización de la producción documental y por ende al consumo de papel y otros elementos de oficina.
    ·         Garantizar la identificación y conservación de los documentos que tienen carácter permanente y que constituyen la memoria de la Universidad.
    ·         Facilitar el control, acceso y seguridad de los documentos.

    ¿Quién es el responsable de la gestión documental en la Universidad?

    A la Jefatura de Administración Documental (AD) le corresponde administrar y preservar la memoria documental de la Universidad de los Andes. De este modo, ofrece un portafolio de servicios que brindan soluciones a las unidades académicas y administrativas y apoyan procesos de investigación histórica en la Universidad y el país.orem Ipsum es simplemente el texto de relleno de las imprentas y archivos de texto.
  • ¿Qué tipo de información custodia AD?

    Conservamos el acervo documental de la Universidad de los Andes, producido en el transcurso de su historia y que sirve de testimonio y prueba de su evolución en el tiempo. Esta documentación se encuentra en diferentes soportes (papel, electrónico, microfilm) y brinda apoyo a la investigación histórica y cultural; además de responder a solicitudes de carácter informativo de las unidades académicas y administrativas.

    ¿Qué documentación conforma la memoria documental de la Universidad?

    Constituyen la memoria documental de la Universidad los documentos de archivo generados por cualquiera de los órganos de gobierno y administrativos, así como sus órganos de representación, departamentos, facultades y centros de investigación en el desempeño de sus funciones. Así mismo, se considerarán parte de su patrimonio todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compra o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

    ¿Cómo se organizan los archivos en la Universidad de los Andes?

    Archivos de Gestión o Archivos de Oficina: En este archivo se conserva la documentación que se encuentra en trámite, circulación y/o de consulta frecuente para la resolución de los asuntos propios de la unidad. Aquí se realizan los procesos de ordenación y clasificación de la documentación generada o recibida por la unidad académica, administrativa u órgano de gobierno en el ejercicio de sus funciones.

    Archivo Central: En este archivo reposa la documentación una vez finalizados los trámites que ocasionaron su creación, en este lugar permanecerá bajo custodia la documentación hasta que se considere su destrucción o su conservación permanente según lo estipulado en las TRD.

    ¿Qué herramientas archivísticas se usan en la Universidad?

    • Programa de Gestión Documental (PGD): documento interno que contempla la formulación de políticas, estrategias, procedimientos y programas específicos para la gestión y conservación de la información institucional, su aplicación es de carácter transversal e interdisciplinar, involucra la comunidad Uniandina en todos sus ámbitos.
    • Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Refleja la jerarquización dada a la documentación producida a nivel institucional, registrando detalladamente las series y sub-series documentales con su respectiva codificación de acuerdo a la cadena de valor. 
    • Tabla de Retención Documental (TRD): permite establecer los documentos que se producen en el marco de un proceso, el tiempo de permanencia en cada una de sus fases, su disposición final (conservación o eliminación), entre otros. Consulte las TRD.
    • Inventario documental: Instrumento de descripción y recuperación de información donde se registra de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Esta herramienta es indispensable en los procesos de transferencia y descarte; puede ser consultada en la sección “Documentos de interés” como FUID Formato Único de Inventario Documental.

    ¿Quiénes pueden acceder a los servicios ofrecidos por AD?

    Nuestros servicios están orientados a toda la comunidad uniandina; sin embargo, servicios como el de consulta se ofrecen al público en general siguiendo la política de acceso a la información contenida en los documentos.

    Los integrantes de la comunidad universitaria pueden realizar la solicitud de servicio por cualquiera de los canales de comunicación establecidos.
  • ¿Quién puede acceder a la información que conserva AD?

    Miembros de la comunidad Uniandina y personas externas pueden acceder a la información que custodiamos; sin embargo, la documentación de carácter interno y/o confidencial solo podrá ser consultada por personal autorizado.

    ¿Cómo accedo a un documento custodiado por el archivo?

    Ingresando a la sección Servicios ubicada en el menú principal del sitio web encontrará el formulario para el envío de la solicitud de consulta donde podrá especificar la información requerida y conocer los tiempos de respuesta.

    ¿Puedo obtener copia de los documentos solicitados?

    La información solicitada puede ser suministrada en copias previa autorización de la unidad productora de los documentos en cuestión. Dicha autorización debe ser tramitada por el solicitante y estará sujeta a la restricción de acceso que tienen algunas series documentales debido a su confidencialidad.
  • ¿Qué y cómo puedo realizar una transferencia al archivo central?

    El proceso de transferencia documental hace referencia a la remisión de la documentación ubicada en los archivos de gestión o archivos de oficina que ya cumplió su tiempo de retención y debe ser trasladada al archivo central previa aplicación de la(s) TRD correspondiente(s). Para ampliar información sobre la preparación de los documentos para transferencia consulte la sección Recursos Audiovisuales donde encontrará tutoriales que lo orientarán.

    ¿Qué documentos no se tranfieren al archivo?

    No se transfieren al Archivo Central de la Universidad aquellos documentos que si bien, ayudan a la gestión administrativa, su valor es solo informativo y de corto plazo; razón por la cual no hacen parte de su patrimonio documental.

    ¿Qué es y cómo puedo realizar un descarte documental?

    El proceso de descarte documental hace referencia a la eliminación de documentos en los archivos de gestión de manera controlada y teniendo en cuenta lo dispuesto en la TRD, en la legislación sobre protección de datos de carácter personal, entre otros. Para ello recomendamos contactarnos y realizar el proceso con la asesoría de esta oficina. Si desea ampliar información sobre la preparación de los documentos para descarte consulte la sección Recursos Audiovisuales donde encontrará tutoriales que lo orientarán.