PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
Planeación Documental
El proceso de planeación documental, se realiza teniendo como base el análisis de los documentos asociados a los procesos de negocio que la Universidad realiza, a través de la identificación de las necesidades de su generación para el desarrollo de las funciones, necesidades legales de obligatorio cumplimiento, y necesidades propias para la gestión y cuya consideración obedece a la disposición o conservación.
Valoración documental
Es un proceso continuo que busca un equilibrio entre la reducción del volumen de documentos que la Universidad produce y recibe para el cumplimiento de sus funciones y la conservación de aquellos que contienen información de valor testimonial, jurídico o histórico. Su interés es impactar directamente la cantidad y calidad de la información que la Universidad dejará como legado a actuales y futuras generaciones independiente de su soporte.
Organización documental
El proceso de Organización Documental es indispensable para asegurar que el documento es accesible y recuperable dentro del sistema en el que se encuentre. La organización contempla 3 momentos: Clasificación, Ordenación y Descripción Documental.
Disposición de documentos
La Jefatura de Administración Documental cuenta con herramientas de evaluación para la medición del cumplimiento de las metas y del desempeño como indicadores de gestión, matrices de evaluación y de rendimiento interno.
Producción Documental
El proceso de producción documental analiza de los documentos, validando su producción, ingreso, formato y estructura de acuerdo a los procesos que se generan y las evidencias que se quieren dejar, de forma normalizada a través del diseño de herramientas que faciliten su creación y adecuado manejo, con el fin de racionalizar y controlar la producción innecesaria de documentos dentro de la Universidad.
Gestión y trámite
Este proceso asegura la disponibilidad, recuperación y seguimiento de los documentos durante su gestión en las Unidades Académicas y Administrativas, validando el tratamiento a seguir, de acuerdo con la identificación de los documentos misionales y/o de gestión interviniendo en la definición de los niveles de acceso, control de versiones y mecanismos de seguridad que garanticen la disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación acorde a la política establecida.
Transferencias documentales
Las transferencias documentales permiten la implementación de las estrategias, a través de proyectos y de la continua gestión de los servicios que la Unidad pone a disposición de la Universidad.
Preservación de documentos
La preservación de documentos se ejecuta a partir de las mejoras generadas por la etapa de verificación, con el objetivo de incrementar la efectividad interna de la Jefatura de Administración Documental.
