Directrices y lineamientos
REGLAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS (SIA)
Creación del Sistema Integral de Archivos como parte del Programa de Gestión de información de la Universidad en coherencia con los Estatutos aprobados por el Consejo Directivo en la sesión No. 56-09 y ratificada por el Ministerio de Educación Nacional mediante resolución No. 5560 del 25 de agosto de 2009.
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DIRECTRIZ INSTITUCIONAL GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Directriz para la gestión y uso de documentos electrónicos, que apoya la preservación y conservación de la memoria institucional; por medio de documentos originados, gestionados y conservados de manera confiable, auténtica, íntegra y utilizable; de conformidad con el marco normativo nacional y la aplicación de buenas prácticas internacionales.
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LINEAMIENTO DE NORMALIZACIÓN - CATÁLOGO DE TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Establece los lineamientos para identificar y clasificar los documentos, lo que permite consolidar definiciones unívocas para la gestión de las tipologías de los expedientes de la Universidad, según su finalidad y contenido, buscando que estos se produzcan, tramiten y conserven.
Documento en elaboración.
LINEAMIENTO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Este lineamiento permite a la Oficina de Correspondencia y, en general a la Universidad, normalizar los procedimientos que tienen que ver con la recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos, estandarizando los criterios, procesos y procedimientos que faciliten su funcionamiento, siguiendo el acuerdo 060 de 20012 y dando cumplimiento a las directrices y lineamientos establecidos a nivel institucional.
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PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA DOCUMENTOS
Recomendaciones que permiten al personal que tiene contacto con documentos físicos (cajas, carpetas, entre otros) unos mínimos de salud y seguridad para prevenir el contagio o propagación de virus, hongos u otros microorganismos, además de ser una estrategia eficaz para la conservación preventiva de los documentos.
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GUÍA PARA LA EXHIBICIÓN DE DOCUMENTOS Y OBJETOS DE ARCHIVO
Guía para manipular, exhibir y resguardar objetos y documentos de archivo, para garantizar la conservación de la memoria documental.
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GUÍA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Guía para realizar el proceso de descripción documental con el que se identifica y expone el contexto de los documentos que forman parte de la memoria institucional de la Universidad, revelando su contenido, procedencia institucional y las funciones que originaron su creación y utilización.
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Instrumentos archivísticos
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
El PGD contempla la formulación de políticas, estrategias, procedimientos y programas específicos para la gestión y conservación de la información institucional, su aplicación es de carácter transversal e interdisciplinar, involucra la comunidad Uniandina en todos sus ámbitos (directivo, docente, administrativo y/o externo), en el cual se asumen responsabilidades y competencias que aseguran su efectiva aplicación y continuidad.
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Herramientas que permiten la gestión y control de la documentación institucional, brindando criterios de retención y disposición final acorde a los procesos institucionales. Son presentadas y aprobadas por el Comité de Gestión Documental de la Universidad.
Conozca las TRD aquí.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN INSTITUCIONAL
La clasificación documental en la Universidad de los Andes busca agrupar los documentos, reflejando las actividades específicas con la que se cuenta de forma jerárquica y lógica, tomando como herramienta fundamental la cadena de valor que permite identificar los procesos estratégicos, misionales y de apoyo institucionales.
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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID
Instrumento de descripción y recuperación de información que detalla de manera exacta y precisa las series del fondo documental de la Universidad. Consulte el documento aquí.
CATÁLOGO DE FORMATOS
Identifica los formatos electrónicos aptos para la gestión y preservación de los documentos institucionales, buscando garantizar disponibilidad y accesibilidad, y la previsión de la posible obsolescencia futura y las necesidades de migración.
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CATÁLOGO DE TIPOS DOCUMENTALES
Permite identificar, definir y controlar los documentos utilizados en los procesos de la universidad, según su contenido y finalidad. Documento en elaboración.
NORMAGRAMA
Este documento reúne normativa nacional e internacional que ha sido vital para el desarrollo y fortalecimiento de la gestión documental en la Universidad de los Andes.
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GLOSARIO
Conjunto de términos usados en los procesos de gestión documental, calidad y afines, con sus respectivas definiciones.
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Formatos
AUTORIZACIÓN DE USO DE DERECHOS DE IMAGEN, FOTOGRAFÍAS Y OTROS
Formato de autorización de uso de derechos de imagen firmado por la persona que se registre en fotografías o producciones audiovisuales (video), incluyendo los procedimientos análogos y/o digitales sobre éstos; lo anterior, incluye los derechos patrimoniales de autor y derechos conexos.
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LICENCIA DE USO DE IMÁGENES FOTOGRÁFICAS
Licencia que registra el permiso otorgado a un usuario específico por parte de la Universidad, para el uso de las fotografías que reposan en la Fototeca de la Universidad, lo anterior, buscando el cumplimiento de lo estipulado en la normativa relacionada con derechos de autor.
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RÓTULOS CAJAS DE ARCHIVO
Formato de los rótulos que identifican las cajas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad.
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RÓTULOS CARPETAS DE ARCHIVO
Formato de los rótulos que identificar las carpetas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad.
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TESTIGO DOCUMENTAL
Formato que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
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PRÉSTAMO DE MATERIALES PARA EXHIBICIÓN
Formato para el registro detallado de los materiales de archivo que salen en calidad de préstamo. Descarga
FORMATO DE INFORME DE INCIDENTES
Formato para el registro detallado de incidentes como inundaciones, plagas, incendios y similares, que hayan afectado documentación de la Universidad.
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Conceptos técnicos
CONCEPTO TÉCNICO GDE FACTURA ELECTRÓNICA
Concepto emitido por solicitud del Centro de Experiencia de la Universidad enfocado en los requerimientos de gestión documental a contemplar en la implementación del proceso de Facturación Electrónica, lo anterior, buscando dar cumplimiento al marco regulatorio vigente.
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CONCEPTO TÉCNICO GDE USO PDF/A
Concepto emitido por solicitud del Centro de Servicios Compartidos de la Universidad que en el marco de su gestión y operación ha propuesto que el documento “Contrato” sea gestionado como un documento electrónico. Por lo anterior, solicitó concepto sobre qué formato de archivo puede utilizarse en este esquema, previendo que se garanticen las mismas características en términos de integridad y autenticidad que el documento firmado en formato papel.
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