Asesoría en gestión documental
Brindamos asesoría especializada para mejorar los procesos de administración de documentos a todas las dependencias de la Universidad. A través de este servicio buscamos la aplicación de la política institucional, dando respuesta a las necesidades y orientando a nuestros usuarios en los procesos de gestión de documentos en cualquier soporte.
Beneficios:
- Actualización de los procesos de gestión de documentos e información institucionales.
- Proyectos acordes a las necesidades de las unidades y a los documentos involucrados.
- Implementación de políticas y lineamientos que aseguran el cumplimiento legal y técnico;
además de la aplicación de buenas prácticas. - Asegurar la salvaguarda de los documentos con valor histórico, científico y cultural.
Requisitos:
- Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
- La información debe tener relación con la Universidad.
Administración de archivos
Los servicios para la administración de archivos buscan la transformación digital bajo esquemas de seguridad que garantizan la recuperación, acceso, consulta, preservación y conservación de los documentos tanto en su etapa de gestión (archivos de oficina) como en el archivo central (memoria institucional).
Beneficios:
- Información institucional segura gracias a la implementación de procesos normalizados.
- Centralización y control de acceso a documentos en formato físico y electrónico.
Distintas opciones para el almacenamiento externo de documentos que cumplen con los estándares de calidad (ISO 9000) y seguridad (ISO 27000) requeridos para la custodia de información institucional.
Requisitos:
- Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
- La unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso.
Organización de archivos de gestión
Ofrecemos soluciones que, aplicadas a los archivos de gestión, colecciones y documentación sin ningún tratamiento, permiten su conservación.
Beneficios:
- Acceso oportuno a los documentos para la toma de decisiones.
- Agilidad en los tiempos de respuesta a consultas.
- Reducción de costos asociados al uso de papel, espacios físicos y otros recursos.
- Apoyo en el cumplimiento de las políticas de transparencia y acceso a la información.
Requisitos:
- Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
- Gestionar información institucional.
Preservación digital
A través de este servicio buscamos la aplicación de la política institucional, dando respuesta a las necesidades y orientando a nuestros usuarios en los procesos de gestión de documentos en cualquier soporte.
Beneficios:
- Modernización y actualización de los procesos de administración de los documentos institucionales.
- Proyectos acordes a las necesidades de las unidades y a los documentos involucrados.
- Implementación de políticas y lineamientos que aseguran el cumplimiento legal, normativo y técnico; además de la aplicación de buenas prácticas.
- Asegurar la salvaguarda de los documentos con valor histórico, científico y cultural.
Requisitos:
- Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
- La información debe tener relación con la Universidad.
Consulta y préstamo
Este servicio permite disponer de la documentación que ha llegado al archivo central e histórico de la Universidad. Contamos con un equipo dispuesto a apoyar procesos administrativos, investigaciones académicas e históricas, auditorías internas y externas, acreditaciones, peticiones, entre otros.
Beneficios:
- Acceso oportuno y remoto a la información.
- Acompañamiento en el desarrollo de investigaciones.
- Conocer la historia de la Universidad y de la educación superior del país a través de los documentos.
Para acceder a la información tenga en cuenta:
- Integrantes de la comunidad Uniandina y externos pueden acceder al Catálogo Documental y consultar los documentos de carácter histórico.
- Usuarios uniandinos, autorizados por las unidades productoras de la información, pueden acceder a los servicios de consulta y préstamo.
- Investigadores y usuarios externos que requieran asesoría para consultar información remitir su solicitud al correo
Normalización
Este servicio fortalece la gestión documental mediante la estandarización de lineamientos que permiten sentar las bases estratégicas para establecer criterios homogéneos en el uso, gestión y conservación de los documentos en la Universidad.
Beneficios:
- Disponer de elementos para la identificación, clasificación y valoración de la información, permitiendo el acceso y mantenimiento a mediano y largo plazo.
- Optimización de procesos y procedimientos a través del control de la producción de documentos.
- Dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la normatividad institucional, la legislación nacional y las buenas prácticas internacionales en gestión documental.
- Integración con los sistemas de gestión existentes en la Universidad.
Requisitos:
- Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
- La unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso.
- Identificar previamente los procesos de la unidad.
Capacitación y formación
Ofrecemos cursos permanentes a la comunidad universitaria para la socialización de buenas prácticas en gestión de documentos en diferentes soportes, incorporando talleres diseñados según las necesidades específicas de los asistentes. Desarrollamos las competencias y habilidades para la administración de los documentos que produce y recibe la Universidad, a través de los siguientes cursos:
- Gestión de información y documentación
- Gestión de documentos electrónicos.
- Gestión documental en tiempos de transformación digital.
- Creación de expedientes en herramientas institucionales y personales (SharePoint, Teams, OneDrive y Outlook)
- Conservación y preservación digital: Proyectos de digitalización ¿Para qué? ¿Cómo?
Beneficios:
- Cursos a la medida, según las necesidades de su unidad.
- Actualización continua en temas de gestión de información y documentos.
Insumos para la gestión documental
A través de este servicio asesoramos y acompañamos a las Unidades en la definición de instalaciones idóneas para archivos (instalaciones, estanterías) y materiales que se requieran para su conservación (cajas de archivo, divifolders, carpetas, precintos, entre otros), brindando pautas para lograr condiciones que permiten la conservación de los documentos.
Beneficios:
Adecuar espacios para el archivamiento idóneo de documentos de archivo.
- Utilizar los mejores insumos para la conservación de la memoria institucional.
Requisitos:
- Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
- La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso.
Referenciación y buenas prácticas
Ofrecemos un conjunto de espacios, visitas profesionales, talleres, charlas y webinars, disponibles para todos los interesados en conocer, comparar, adoptar y adaptar buenas prácticas, modelos y metodologías en el ámbito de la gestión documental o quienes buscan compartir e intercambiar experiencias que permitan mantener un diálogo permanente con aquellos que trabajan en el gobierno de información, la transformación digital y la salvaguarda de la memoria documental, con énfasis en las instituciones de educación superior públicas y privadas.
Beneficios:
- Flexibilidad y disponibilidad, los espacios pueden ser virtuales o presenciales y adaptados de acuerdo a cada caso.
- Relacionamiento y redes profesionales, acceder a espacios que amplíen la perspectiva de nuestro quehacer, potencien redes, sinergias y fomenten relaciones productivas.
- Formación y actualización permanente y colaborativa para los equipos de trabajo.
Requisitos:
- Realizar la solicitud con 30 días de anticipación como mínimo.