Nuestros servicios

Brindamos asesoría especializada para mejorar los procesos de administración de documentos a todas las dependencias de la Universidad. A través de este servicio buscamos la aplicación de la política institucional, dando respuesta a las necesidades y orientando a nuestros usuarios en los procesos de gestión de documentos en cualquier soporte.

Beneficios:

• Actualización de los procesos de gestión de documentos e información institucionales.
• Proyectos acordes a las necesidades de las unidades y a los documentos involucrados.
• Implementación de políticas y lineamientos que aseguran el cumplimiento legal y técnico;
  además de la aplicación de buenas prácticas.
• Asegurar la salvaguarda de los documentos con valor histórico, científico y cultural.

Requisitos:

• Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
• La información debe tener relación con la Universidad.

Los servicios para la administración de archivos buscan la transformación digital bajo esquemas de seguridad que garantizan la recuperación, acceso, consulta, preservación y conservación de los documentos tanto en su etapa de gestión (archivos de oficina) como en el archivo central (memoria institucional).

Beneficios:

• Información institucional segura gracias a la implementación de procesos normalizados.
• Centralización y control de acceso a documentos en formato físico y electrónico.

Distintas opciones para el almacenamiento externo de documentos que cumplen con los estándares de calidad (ISO 9000) y seguridad (ISO 27000) requeridos para la custodia de información institucional.

Requisitos:

• Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
• La unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso.

Ofrecemos soluciones que, aplicadas a los archivos de gestión, colecciones y documentación sin ningún tratamiento, permiten su conservación.

Beneficios:

• Acceso oportuno a los documentos para la toma de decisiones.
• Agilidad en los tiempos de respuesta a consultas.
• Reducción de costos asociados al uso de papel, espacios físicos y otros recursos.
• Apoyo en el cumplimiento de las políticas de transparencia y acceso a la información.

Requisitos:

• Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
• Gestionar información institucional.

Este servicio permite disponer de la documentación que ha llegado al archivo central e histórico de la Universidad. Contamos con un equipo dispuesto a apoyar procesos administrativos, investigaciones académicas e históricas, auditorías internas y externas, acreditaciones, peticiones, entre otros.

Beneficios:

• Acceso oportuno y remoto a la información.
• Acompañamiento en el desarrollo de investigaciones.
• Conocer la historia de la Universidad y de la educación superior del país a través de los documentos.

Para acceder a la información tenga en cuenta:

- Integrantes de la comunidad Uniandina y externos pueden acceder al Catálogo Documental y consultar los documentos de carácter histórico.

- Usuarios uniandinos, autorizados por las unidades productoras de la información, pueden acceder a los servicios de consulta y préstamo.

- Investigadores y usuarios externos que requieran asesoría para consultar información remitir su solicitud al correo consultasoad@uniandes.edu.co

Este servicio fortalece la gestión documental mediante la estandarización de lineamientos que permiten sentar las bases estratégicas para establecer criterios homogéneos en el uso, gestión y conservación de los documentos en la Universidad.

Beneficios:

• Disponer de elementos para la identificación, clasificación y valoración de la información, permitiendo el acceso y mantenimiento a mediano y largo plazo.
• Optimización de procesos y procedimientos a través del control de la producción de documentos.
• Dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la normatividad institucional, la legislación nacional y las buenas prácticas internacionales en gestión documental.
• Integración con los sistemas de gestión existentes en la Universidad.

Requisitos:

• Hacer parte de una unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
• La unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso.
• Identificar previamente los procesos de la unidad.

Ofrecemos cursos permanentes a la comunidad universitaria para la socialización de buenas prácticas en gestión de documentos en diferentes soportes, incorporando talleres diseñados según las necesidades específicas de los asistentes. Desarrollamos las competencias y habilidades para la administración de los documentos que produce y recibe la Universidad, a través de los siguientes cursos:

• Gestión de información y documentación
• Gestión de documentos electrónicos.
• Gestión documental en tiempos de transformación digital.
• Creación de expedientes en herramientas institucionales y personales (SharePoint, Teams, OneDrive y Outlook)
• Conservación y preservación digital: Proyectos de digitalización ¿Para qué? ¿Cómo?

Beneficios:

• Cursos a la medida, según las necesidades de su unidad.
• Actualización continua en temas de gestión de información y documentos.

A través de este servicio asesoramos y acompañamos a las Unidades en la definición de instalaciones idóneas para archivos (instalaciones, estanterías) y materiales que se requieran para su conservación (cajas de archivo, divifolders, carpetas, precintos, entre otros), brindando pautas para lograr condiciones que permiten la conservación de los documentos. 

Beneficios: 

Adecuar espacios para el archivamiento idóneo de documentos de archivo. 

• Utilizar los mejores insumos para la conservación de la memoria institucional. 

 Requisitos: 

•  Hacer parte de una Uuidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
• La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 

Ofrecemos un conjunto de espacios, visitas profesionales, talleres, charlas y webinars, disponibles para todos los interesados en conocer, comparar, adoptar y adaptar buenas prácticas, modelos y metodologías en el ámbito de la gestión documental o quienes buscan compartir e intercambiar experiencias que permitan mantener un diálogo permanente con aquellos que trabajan en el gobierno de información, la transformación digital y la salvaguarda de la memoria documental, con énfasis en las instituciones de educación superior públicas y privadas.

Beneficios:

• Flexibilidad y disponibilidad, los espacios pueden ser virtuales o presenciales y adaptados de acuerdo a cada caso.
• Relacionamiento y redes profesionales, acceder a espacios que amplíen la perspectiva de nuestro quehacer, potencien redes, sinergias y fomenten relaciones productivas.
• Formación y actualización permanente y colaborativa para los equipos de trabajo.

Requisitos:

• Realizar la solicitud con 30 días de anticipación como mínimo.