Modelo de gestión documental

REGLAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS (SIA)

Creación del Sistema Integral de Archivos como parte del Programa de Gestión de información de la Universidad en coherencia con los Estatutos aprobados por el Consejo Directivo en la sesión No. 56-09 y ratificada por el Ministerio de Educación Nacional mediante resolución No. 5560 del 25 de agosto de 2009.
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DIRECTRIZ INSTITUCIONAL GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Directriz para la gestión y uso de documentos electrónicos, que apoya la preservación y conservación de la memoria institucional; por medio de documentos originados, gestionados y conservados de manera confiable, auténtica, íntegra y utilizable; de conformidad con el marco normativo nacional y la aplicación de buenas prácticas internacionales.
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LINEAMIENTO NORMATIVO DE DESCRIPCIÓN - ESQUEMA DE METADATOS

Establece el marco de referencia para la utilización de los metadatos, entendidos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos necesarios para la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos. La incorporación de metadatos permite asegurar la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y integridad, lo que conlleva una serie de beneficios relacionados con la protección, la accesibilidad, la comprensión, el valor de prueba y de evidencia, la recuperación y la interoperabilidad de los documentos.
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LINEAMIENTO DE NORMALIZACIÓN - CATÁLOGO DE FORMATOS ELECTRÓNICOS 

Proporciona los lineamientos requeridos para gestionar los formatos electrónicos admitidos por la Universidad, según estándares que permitan asegurar la integridad, disponibilidad y acceso oportuno de los documentos durante el tiempo que la ley y/o la Universidad así lo determinen, y que mitiguen los efectos de la obsolescencia tecnológica.  

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LINEAMIENTO DE NORMALIZACIÓN - CATÁLOGO DE TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES

Establece los lineamientos para identificar y clasificar los documentos, lo que permite consolidar definiciones unívocas para la gestión de las tipologías de los expedientes de la Universidad, según su finalidad y contenido, buscando que estos se produzcan, tramiten y conserven.

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LINEAMIENTO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Este lineamiento permite a la Oficina de Correspondencia y, en general a la Universidad, normalizar los procedimientos que tienen que ver con la recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos, estandarizando los criterios, procesos y procedimientos que faciliten su funcionamiento, siguiendo el acuerdo 060 de 20012 y dando cumplimiento a las directrices y lineamientos establecidos a nivel institucional.
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PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA DOCUMENTOS

Recomendaciones que permiten al personal que tiene contacto con documentos físicos (cajas, carpetas, entre otros) unos mínimos de salud y seguridad para prevenir el contagio o propagación de virus, hongos u otros microorganismos, además de ser una estrategia eficaz para la conservación preventiva de los documentos.
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GUÍA PARA LA EXHIBICIÓN DE DOCUMENTOS Y OBJETOS DE ARCHIVO

Guía para manipular, exhibir y resguardar objetos y documentos de archivo, para garantizar la conservación de la memoria documental.
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GUÍA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Guía para realizar el proceso de descripción documental con el que se identifica y expone el contexto de los documentos que forman parte de la memoria institucional de la Universidad, revelando su contenido, procedencia institucional y las funciones que originaron su creación y utilización.
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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD 

El PGD contempla la formulación de políticas, estrategias, procedimientos y programas específicos para la gestión y conservación de la información institucional, su aplicación es de carácter transversal e interdisciplinar, involucra la comunidad Uniandina en todos sus ámbitos (directivo, docente, administrativo y/o externo), en el cual se asumen responsabilidades y competencias que aseguran su efectiva aplicación y continuidad.
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD 

Herramientas que permiten la gestión y control de la documentación institucional, brindando criterios de retención y disposición final acorde a los procesos institucionales. Son presentadas y aprobadas por el Comité de Gestión Documental de la Universidad.
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN INSTITUCIONAL 

La clasificación documental en la Universidad de los Andes busca agrupar los documentos, reflejando las actividades específicas con la que se cuenta de forma jerárquica y lógica, tomando como herramienta fundamental la cadena de valor que permite identificar los procesos estratégicos, misionales y de apoyo institucionales.
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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID 

Instrumento de descripción y recuperación de información que detalla de manera exacta y precisa las series del fondo documental de la Universidad. Para solicitarlo escribir al correo consultasoad@uniandes.edu.co

ESQUEMA DE METADATOS 

Establece los metadatos de contenido, contexto y estructura haciendo posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo. Sirve además, para la identificación, autenticación y contextualización de los documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. 

CATÁLOGO DE FORMATOS 

Identifica los formatos electrónicos aptos para la gestión y preservación de los documentos institucionales, buscando garantizar disponibilidad y accesibilidad, y la previsión de la posible obsolescencia futura y las necesidades de migración.
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CATÁLOGO DE TIPOS DOCUMENTALES 

Permite identificar, definir y controlar los documentos utilizados en los procesos de la universidad, según su contenido y finalidad.
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GLOSARIO 

Conjunto de términos usados en los procesos de gestión documental, calidad y afines, con sus respectivas definiciones.
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AUTORIZACIÓN DE USO DE DERECHOS DE IMAGEN, FOTOGRAFÍAS Y OTROS 

Formato de autorización de uso de derechos de imagen firmado por la persona que se registre en fotografías o producciones audiovisuales (video), incluyendo los procedimientos análogos y/o digitales sobre éstos; lo anterior, incluye los derechos patrimoniales de autor y derechos conexos.
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LICENCIA DE USO DE IMÁGENES FOTOGRÁFICAS 

Licencia que registra el permiso otorgado a un usuario específico por parte de la Universidad, para el uso de las fotografías que reposan en la Fototeca de la Universidad, lo anterior, buscando el cumplimiento de lo estipulado en la normativa relacionada con derechos de autor.
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RÓTULOS CAJAS DE ARCHIVO 

Formato de los rótulos que identifican las cajas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad. 

RÓTULOS CARPETAS DE ARCHIVO 

Formato de los rótulos que identificar las carpetas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad. 

TESTIGO DOCUMENTAL 

Formato que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. 

PRÉSTAMO DE MATERIALES PARA EXHIBICIÓN 

Formato para el registro detallado de los materiales de archivo que salen en calidad de préstamo. 

FORMATO DE INFORME DE INCIDENTES 

Formato para el registro detallado de incidentes como inundaciones, plagas, incendios y similares, que hayan afectado documentación de la Universidad.