Fondo Universidad de los Andes

Serie misional dado que representa la relación entre la Universidad y el estudiante, dentro de la función principal de la Universidad de formar ciudadanos profesionales;  tiene valores primarios legales y administrativos al contener toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada uno de sus estudiantes; además, posee valores secundarios como parte de la evidencia de la formación académica de estudiantes que pueden llegar a ser personalidades representativas en el orden nacional y/o internacional. 

No existe una norma en particular que restrinja el acceso a las Historias Académicas, pero por contener datos personales se limita el acceso y consulta de estos expedientes así: solo por los interesados, es decir el estudiante, la(s) Facultad(es) donde estudió y las oficinas productoras que hacen parte del proceso; lo anterior, con base en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012. 

Serie misional dado que representa la relación entre la Universidad y el estudiante, dentro de la función principal de la Universidad de formar ciudadanos profesionales; tiene valores primarios legales y administrativos al contener toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada uno de sus estudiantes; además, posee valores secundarios como parte de la evidencia de la formación académica de estudiantes que pueden llegar a ser personalidades representativas en el orden nacional y/o internacional.

No existe una norma en particular que restrinja el acceso a las Historias Académicas, pero por contener datos personales se limita el acceso y consulta de estos expedientes así: solo por los interesados, es decir el estudiante, la(s) Facultad(es) donde estudió y las oficinas productoras que hacen parte del proceso; lo anterior, con base en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012.

La Serie Historias Clínicas tiene valores primarios de relevancia para la Universidad, al estar relacionadas con sus empleados y estudiantes. El tiempo de conservación que se ha destinado para esta documentación es de 100 años en el Archivo Central.  Esta serie está conformada por documentales como: hoja de ingreso, hoja de evolución, conceptos, indemnizaciones, discapacidades, notificaciones de accidentes de trabajo y certificaciones. 

Por contener datos personales el acceso a la documentación es restringido en cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política Nacional; el medio de reproducción podrá ser fotocopia, digitalización, fotografías sin flash o cualquier otro que no atente con la integridad del documento, previa aprobación de acceso a la documentación por parte del área productora. 

La documentación de esta serie corresponde a transferencias recibidas cuyas fechas extremas van desde 1979 a 2020. Para la consulta de esta documentación se debe enviar el número de comprobante en el que se encuentra la información que necesita al correo cEsta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

La Serie Discursos del Rector que se encuentra en el Archivo Central, corresponde a transferencias recibidas cuyas fechas extremas van desde 1958 a 2012. Estos discursos reflejan los pensamientos e ideas de la Universidad, manifestadas por su primer regente, por tanto, tienen implicaciones para la Universidad, que le obliga a tener de forma disponible la información consignada en ellos, los discursos tienen valor administrativo y especialmente histórico. Esta serie no cuenta con normatividad específica que restrinja de forma particular su acceso, es de conservación permanente y debe ser microfilmada según disposición de la TRD vigente de la Rectoría.

La correspondencia del rector refleja los requerimientos, respuestas y pronunciamientos oficiales de la Universidad manifestadas por sus rectores, por tanto, tienen implicaciones para la Universidad, que le obliga a tener de forma disponible la información consignada en ellos, la correspondencia del rector tiene valor administrativo e histórico, de allí la relevancia de su conservación. 

Esta serie no cuenta con normatividad específica que restrinja su acceso, el medio de reproducción para consulta podrá ser fotocopia, digitalización, fotografías sin flash o cualquier otro que no atente con la conservación del documento. 

La subserie Actas Órganos de Gobierno tiene carácter histórico al contener deliberaciones, decisiones y acuerdos que materializan acciones determinantes para la Universidad. Esta información posee un valor científico, histórico y social, lo cual aporta al conocimiento y reconstrucción de la memoria institucional. Se compone de varios tipos documentales, entre los que destacan: Actas Comité Asuntos Estudiantiles, Actas Comité Directivo, Actas Consejo Superior, Actas Consejo Académico. Existen además otras actas de comités que se dejaron realizar correspondientes al Comité de Desarrollo (1982), Comité Financiero (1983) y Conjunta Comité (1982).

No existe una norma que restrinja el acceso a las actas, pero por contener datos sensibles sobre la toma de decisiones de la Universidad, su acceso es limitado y por política institucional se ha determinado que solo la secretaría general como oficina productora autorice el acceso estos expedientes.

La subserie Historia Laboral refleja la trayectoria de cada empleado y profesor de la Universidad de los Andes, que pueden llegar a convertirse en personalidades para el país o el mundo. Esta información posee valor histórico, social y cultural, lo cual aporta a la reconstrucción de la memoria institucional. El tiempo de conservación en el archivo de gestión luego que el empleado esté inactivo es de 3 años, y en el archivo central se conservará por 77 años. 

El acceso y consulta de estos expedientes se limitan a los interesados, o en caso de fallecimiento, por el Artículo 15 de la Constitución Política Nacional y dado el alto volumen de datos personales de una historia laboral, por quien muestra primer grado de consanguineidad; así, el jefe inmediato de los departamentos donde trabajó pudo acceder a secciones específicas (por ejemplo, a la evaluación de desempeño), pero no a la totalidad del expediente. 

La subserie Procesos disciplinarios tiene valores administrativos y jurídicos. Se encuentra conformada por tipologías como: Formato de revisión, carta de apelación, pruebas, convocatoria y carta de respuesta. La producción de los documentos la realiza la secretaria general, quienes a su vez efectúan la transferencia de los expedientes al Archivo Central, luego que han cumplido un año en el archivo de gestión desde la generación de la carta de respuesta. En las unidades académicas suelen administrar copias de la documentación, con fines de consulta y apoyo a su gestión los cuales hacen parte de la Serie Historia Académica.

El acceso a esta documentación es restringido, por contener datos sensibles de los estudiantes, su acceso es limitado y por política institucional se determinó que solo la oficina productora consulte y autorice el acceso a estos expedientes.

Los contratos reflejan un acuerdo de voluntades entre las partes que lo suscriben, por lo que tienen implicaciones legales para la Universidad, que le obliga a tener disponible la información consignada en ellos, los contratos tienen valores legales, administrativos y financieros importantes, además de tener una aptitud probatoria disciplinaria y legal. 

La serie no tiene normatividad específica que restrinja su acceso, pero dado que algunos contratos se han celebrado con personas naturales, su restricción se fundamenta en el Art. 15 de la Constitución Política Colombiana y en la Ley 1581 de 2012. 

El acceso a esta documentación es restringido, por contener datos sensibles de los estudiantes, su acceso es limitado y por política institucional se determinó que solo la oficina productora consulte y autorice el acceso a estos expedientes.

Los contratos de ingresos son un soporte para la gestión, dado que a través de éstos se regula y ejecuta la compra y prestación de bienes y servicios a la Universidad; estos contratos tienen valores legales, administrativos y financieros de gran importancia, además de tener una aptitud probatoria en materia disciplinaria y penal. La subserie Contratos ingresos cuenta con un nivel de acceso o restricción interno, según lo estipulado por la TRD vigente.

Los contratos reflejan un acuerdo de voluntades entre las partes que lo suscriben, por lo que implican a la Universidad, que le obliga a tener disponible la información consignada en ellos, los contratos tienen valores legales, administrativos y financieros importantes, y una aptitud probatoria disciplinaria y legal.

La serie contratos de egresos, cuenta con un nivel de acceso o restricción interno, según lo estipulado por la TRD vigente.