Administración Documental

Fondo Universidad de los Andes

  • Historia Academica

    SERIE HISTORIA ACADÉMICA

    La Historia Académica es una serie misional dado que representa la relación entre la Universidad y el estudiante, dentro de la función principal de la Universidad de  formar ciudadanos profesionales;  tiene valores primarios legales y administrativos al contener toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada uno de sus estudiantes; además, posee valores secundarios como parte de la evidencia de la formación académica de estudiantes que pueden llegar a ser personalidades representativas en el orden nacional o internacional.

    No existe una norma en particular que restrinja el acceso a las Historias Académicas, pero por contener datos personales se limita el acceso y consulta de estos expedientes así: solo por los interesados, es decir el estudiante, la(s) facultad(es) donde estudió y la oficina productora; lo anterior con base en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012.

  • Programa de cursos

    SERIE PROGRAMAS DE LOS CURSOS

    Serie misional que da testimonio del desarrollo de una de las principales funciones de la Universidad, investigar y formar personas integrales, lo que conlleva a que parte de sus valores primarios se conviertan en valores secundarios; es decir, que pasan de tener principios de desarrollo académico a tener valor histórico.

    La serie programas de los cursos está conformada por los contenidos programáticos del curso dictado, donde únicamente se conserva la estructura del curso sin ningún anexo como talleres o exámenes. Su consulta es de libre acceso; el medio de reproducción podrá ser fotocopia, digitalización, fotografía sin flash o cualquier otro medio reprográfico que no atente contra la conservación del documento.

  • Historia clinica

    SERIE DE HISTORIAS CLÍNICAS

    La Serie Historias Clínicas tiene valores primarios de gran importancia para la Universidad, por cuanto se relacionan con sus empleados y con sus estudiantes. El tiempo de conservación que se ha destinado para esta documentación es de 100 años en el Archivo Central.  Esta serie está conformada por los siguientes tipos documentales: hoja de ingreso, hoja de evolución, conceptos, indemnizaciones, discapacidades, notificaciones de accidentes de trabajo y certificaciones.

    Por contener datos personales el acceso a la documentación es restringido en cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política Nacional; el medio de reproducción podrá ser fotocopia, digitalización, fotografías sin flash o cualquier otro que no atente con la integridad del documento, previa aprobación de acceso a la documentación, por el área productora.

  • Pagos a terceros

    SERIE DE PAGOS A TERCEROS

    La documentación de la serie Gestión de cuentas por pagar que se encuentra en el Archivo Central, corresponde a transferencias recibidas cuyas fechas extremas van desde 1979 a 2013. Para fines de consulta de la documentación, que en cumplimiento de la TRD debía ser eliminada, se llevó a cabo un proceso de microfilmación que permite acceder a información de Gestión de cuentas por pagar del periodo 1979 - 2002 en microfilm.

    La consulta de esta documentación se realiza a través de la Dirección Financiera, son ellos quienes determinan el número de comprobante en el que se encuentra la información que necesita una Unidad y realizan la consulta con el número de expediente al Archivo Central..
  • Discursos del rector

    SERIE DISCURSOS DEL RECTOR

    La Serie Discursos del Rector que se encuentra en el Archivo Central, corresponde a transferencias recibidas cuyas fechas extremas van desde 1958 a 2012. Los Discursos del Rector reflejan los pensamientos e ideas de la Universidad, manifestadas por su primer regente, por tanto, tienen implicaciones para la Universidad, que le obliga a tener de forma disponible la información consignada en ellos, los discursos tienen valor histórico y administrativo de gran importancia.

    Esta serie no cuenta con normatividad específica que restrinja de forma particular su acceso, es de conservación permanente y debe ser microfilmada según disposición de la TRD vigente de la Rectoría.
  • Correspondencia del rector

    SERIE CORRESPONDENCIA RECTOR

    La correspondencia del rector refleja los requerimientos, respuestas y pronunciamientos oficiales de la Universidad manifestadas por sus rectores, por tanto, tienen implicaciones para la Universidad, que le obliga a tener de forma disponible la información consignada en ellos, la correspondencia del rector tiene valor histórico y administrativo; de allí la relevancia de su conservación.

    La serie Correspondencia del Rector no cuenta con normatividad especifica que restrinja de forma particular su acceso, el medio de reproducción para consulta podrá ser fotocopia, digitalización, fotografías sin flash o cualquier otro que no atente con la conservación del documento.
  • Actas organos de gobierno

    SUB-SERIE ACTAS ÓRGANOS DE GOBIERNO

    La sub-serie Actas Órganos de Gobierno tiene carácter histórico al contener deliberaciones, decisiones y acuerdos que materializan acciones determinantes para la Universidad. Esta información posee un valor científico, histórico y social, lo cual aporta al conocimiento y reconstrucción de la memoria institucional. Se encuentra conformada por varios tipos documentales, entre los que se destacan: Actas Comité Asuntos Estudiantiles, Actas Comité Directivo, Actas Consejo Superior, Actas Consejo Académico. Existen además otras actas de comités que se dejaron realizar correspondientes al Comité de Desarrollo (1982), Comité Financiero (1983) y Conjunta Comité (1982).

    No existe una norma que restrinja el acceso a las Actas, pero por contener datos sensibles sobre la toma de decisiones de la Universidad, su acceso es limitado y por política institucional se ha determinado que solo la Secretaria General como oficina productora acceda y autorice el acceso estos expedientes.
  • Historia laborales

    SUB-SERIE HISTORIA LABORAL

    La sub-serie Historia Laboral, es una sub-serie de carácter histórico al reflejar la trayectoria de cada uno de los empleados y profesores de la Universidad de los Andes, que pueden llegar a convertirse en personalidades para el país o el mundo. Esta información posee valor histórico, social y cultural, lo cual aporta a la reconstrucción de la memoria institucional. El tiempo de conservación en el archivo de gestión luego que el empleado este inactivo es de 3 años, y en el archivo central (OAD) se conservará 77 años.

    Sustentado en el Artículo 15 de la Constitución Política Nacional y dado el alto volumen de datos personales que contiene una Historia Laboral, el acceso y consulta de estos expedientes se encuentra limitado así: solo por los interesados, es decir el empleado,  o en caso de su fallecimiento, por quien demuestre primer grado de consanguineidad, así mismo, el Jefe inmediato de los departamentos donde haya trabajado pude tener acceso a secciones específicas (por ejemplo a la evaluación de desempeño), pero no a la totalidad del expediente.
  • Procesos Disciplinarios

    SUB-SERIE PROCESOS DISCIPLINARIOS

    La sub-serie Procesos disciplinarios tiene valores administrativos y jurídicos.  Se encuentra conformada por tipologías como; Formato de revisión, carta de apelación, pruebas, convocatoria y carta de respuesta. La producción de los documentos la realiza la Secretaria General, quienes a su vez efectúan la transferencia de los expedientes al Archivo Central, luego que han cumplido un año en el archivo de gestión desde la generación de la carta de respuesta. En las unidades académicas suelen administrar copias de la documentación, con fines de consulta y apoyo a su gestión los cuales hacen parte de la Serie Historia Académica.

    El acceso a esta documentación es restringido, por contener datos sensibles de los estudiantes, su acceso es limitado y por política institucional se determinó que solo la oficina productora consulte y autorice el acceso a estos expedientes..
  • Contratos civiles

    SUB-SERIE CONTRATOS CIVILES

    Contratos reflejan un acuerdo de voluntades entre las partes que lo suscriben, por tanto, tienen implicaciones legales para la Universidad, que le obliga a tener de forma disponible la información consignada en ellos, los contratos tienen valores legales, administrativos y financieros de gran importancia, además de tener una aptitud probatoria en materia tanto disciplinaria como legal.

    La serie contratos, según sea el tipo de contrato contiene documentos como: el contrato, la propuesta, (copia de cedula, RUT, certificado EPS y Pensión, Afiliación ARL, estos para los celebrados con Persona Natural), Certificado de cámara y comercio (para los celebrados con Persona Jurídica), Formato de legalización, Acta inicio, Pólizas, Acuerdo de confidencialidad, Otro si, Comunicaciones entre las partes, Acta liquidación, entre otros. La serie Contratos no cuenta con normatividad especifica que restrinja de forma particular su acceso, pero dado que algunos de los contratos han sido celebrados con personas naturales, su restricción se fundamenta en el Art. 15 de la Constitución Política Colombiana y en la Ley 1581 de 2012.
  • Contratos ingresos

    SUB-SERIE CONTRATOS INGRESOS

    Los contratos ingresos son un soporte para la gestión, dado que a través de estos se regulariza y ejecuta la compra y prestación de bienes y servicios a la Universidad; estos tienen valores legales, administrativos y financieros de gran importancia, además de tener una aptitud probatoria en materias disciplinaria y penal.

    La sub serie Contratos ingresos cuenta con un nivel de acceso o restricción interno, según lo estipulado por la TRD vigente.
  • Contratos egresos

    SUB-SERIE CONTRATOS EGRESOS

    Los Contratos reflejan un acuerdo de voluntades entre las partes que lo suscriben, por tanto, tienen implicaciones para la Universidad, que le obliga a tener de forma disponible la información consignada en ellos, los contratos tienen valores legales, administrativos y financieros de gran importancia, además de tener una aptitud probatoria en materia tanto disciplinaria como legal.
    La serie Contratos de egresos, cuenta con un nivel de acceso o restricción interno, según lo estipulado por la TRD vigente.