• Asesoría en gestión documental

    Asesoría en gestión documental

  • Administración de Archivos

  • Organización de Archivos Gestión

  • Preservación Digital

  • Consulta y Préstamo

  • Normalización

  • Capacitación y formación

  • Insumos para la gestión documental

  • Referenciación y buenas prácticas

Nuestros servicios

Ofrecemos soluciones que transforman la gestión de la información institucional, incorporando las herramientas tecnológicas disponibles, siguiendo estándares de calidad y las mejores prácticas, a través de la optimización de procesos que involucren producción de documentos (físicos y digitales), optimizando recursos e impactando en las actividades que se desarrollan en la Universidad de los Andes

  • Asesoría en gestión documental

    ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

    Brindamos asesoría especializada para mejorar los procesos de administración de documentos a todas las dependencias de la Universidad. A través de este servicio buscamos la aplicación de la política institucional, dando respuesta a las necesidades y orientando a nuestros usuarios en los procesos de gestión de documentos en cualquier soporte.

    Beneficios:

    • Modernización y actualización de los procesos de administración de los documentos institucionales. 
    • Proyectos acordes a las necesidades de las unidades y a los documentos involucrados. 
    • Implementación de políticas y lineamientos que aseguran el cumplimiento legal, normativo y técnico; además de la aplicación de buenas prácticas. 
    • Asegurar la salvaguarda de los documentos con valor histórico, científico y cultural. 

    Requisitos: 

    • Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
    • La información debe tener relación con la Universidad. 
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  • Administración de archivos

    ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

    Los servicios para la administración de archivos buscan la transformación digital bajo esquemas de seguridad que garantizan la recuperación, acceso, consulta, preservación y conservación de los documentos tanto en su etapa de gestión (archivos de oficina) como en el archivo central (memoria institucional). 

     Esta línea incluye servicios como:

    • Almacenamiento en archivo central: Custodia de los documentos que constituyen la memoria institucional, procedentes de procesos de transferencia, donaciones y/o adquisición de material de archivo, cumpliendo las condiciones técnicas que aseguren su integridad y conservación independiente del soporte en que se encuentren.  
    • Relevo de custodia: Almacenamiento externo de documentación de oficina (archivo de gestión), este servicio incluye el transporte de la documentación desde la Universidad hasta las instalaciones del tercero y la validación de inventarios, lo anterior, con el fin de garantizar la integridad y seguridad de la información enviada. Además, este servicio le permitirá hacer envíos según sus necesidades e incluir nueva documentación cuando así lo requiera, como también la consulta y acceso de la información de forma física o digital.

    Beneficios:

    • Información institucional segura gracias a la implementación de procesos normalizados.
    • Centralización y control de acceso a documentos en formato físico y/o electrónico. 
    • Distintas opciones para el almacenamiento externo de documentos que cumplen con los estándares de calidad (ISO 9000) y seguridad (ISO 27000) requeridos para la custodia de información institucional. 

    Requisitos: 

    • Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
    • La unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 

     

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  • Organización de archivos de gestión

    ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

    Ofrecemos soluciones que, aplicadas a los archivos de gestión, colecciones y documentación sin ningún tratamiento, permiten la conservación de la memoria institucional. 

    Esta línea incluye servicios como:

    • Proyectos de organización: Por medio de un diagnóstico, identificamos necesidades que definen la dimensión del proyecto, su alcance, recursos. Diseñamos un cronograma de trabajo que incluye estrategias de seguimiento y capacitación requeridas para su éxito y permanencia de resultados en el tiempo.
    • Transferencia documental: Servicio que busca garantizar la centralización, acceso, consulta y conservación de los documentos que conforman la memoria de la Universidad. 
    • Eliminación documental: Descarte controlado y seguro de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal, jurídico o fiscal y que no poseen valor histórico. 
    • Alistamiento: Apoyo en la implementación de los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos, por medio de la habilitación y uso de tecnologías apropiadas y aprobadas por la Universidad; servicio que se soporta actualmente en la herramienta SharePoint. Conozca la guía para la habilitación de SharePoint aquí y los detalles del servicio en el siguiente video. 

    Beneficios:

    • Acceso oportuno a los documentos para la toma de decisiones. 
    • Agilidad en los tiempos de respuesta a consultas. 
    • Preservación y conservación de los documentos a largo plazo.
    • Reducción de costos asociados al uso de papel, espacios físicos y otros recursos. 
    • Unificación de los procesos asociados a la gestión de la información de forma colaborativa, normalizada, controlada y segura. 
    • Apoyo en el cumplimiento de las políticas de transparencia y acceso a la información.  

    Requisitos:

    • Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
    • Gestionar información institucional. 
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  • Preservación digital

    PRESERVACIÓN DIGITAL

    Almacenamiento y mantenimiento de la memoria institucional, a través de la implementación de técnicas, estándares y procedimientos que permiten el acceso, conservación y seguridad de la información apalancados con herramientas tecnológicas especializadas. 

    Esta línea incluye servicios como: 

    • Digitalización simple, probatoria y certificada: Con los servicios de digitalización obtendrá archivos digitales que permiten agilizar trámites, minimizar los tiempos empleados para la recuperación, acceso y consulta de la información y asegurar el cumplimiento de los términos legales en los casos requeridos*. Más información. 
    • Inserciones digitales y electrónicas: Ligado al servicio de relevo de custodia, con este servicio podrá incluir nuevos documentos a los expedientes existentes en el momento que lo necesite. 
    • Hosting: Servicio que permite alojar documentación institucional cumpliendo las medidas de preservación requeridas 
    • Migración de documentación electrónica: Transferencia de archivos electrónicos de un sistema de almacenamiento a otro garantizando su disponibilidad y preservación. 

    Beneficios:

    • Acceso seguro a distintos usuarios con control sobre la información. 
    • Desmaterialización de documentos. 
    • Habilitación de herramientas que permiten la centralización de la información para su gestión, consulta y almacenamiento. 
    • Disponer de documentos electrónicos auténticos, íntegros, fiables y disponibles. 
    • Incorporación de mecanismos tecnológicos como la firma digital, estampas de tiempo y certificados digitales, que permiten contar con documentos con valor probatorio 

    Requisitos:

    • Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
    • La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 
    Solicitar servicio

  • Consulta y préstamo

    CONSULTA Y PRÉSTAMO

    Este servicio permite disponer de la documentación que ha llegado al archivo central e histórico de la Universidad, se activa con la solicitud de los usuarios de la comunidad uniandina o de otros interesados externos que requieran consultar los documentos que conservamos.  Contamos con un equipo dispuesto a apoyar procesos administrativos, investigaciones académicas e históricas, auditorías internas y externas, acreditaciones, peticiones, conmemoraciones, entre otros. 

    Beneficios: 

    • Acceso oportuno y remoto a la información. 
    • Acompañamiento en el desarrollo de investigaciones. 
    • Conocer la historia de la Universidad y de la educación superior del país a través de los documentos que conservamos. 

    Para acceder a la información tenga en cuenta: 

    - Integrantes de la comunidad Uniandina pueden acceder al Catálogo Documental y consultar datos referenciales de la serie documental Historia Académica. 

    - Usuarios uniandinos, autorizados por las unidades productoras de la información, pueden acceder a los servicios de consulta y préstamo documental de la serie Historia Académica. 

    - Investigadores y usuarios externos que requieran asesoría para consultar información remitir su solicitud al correo consultasoad@uniandes.edu.co 

    - Cumplimiento de la política establecida para el servicio de Consulta y préstamo de documentos disponible AQUÍ. 

  • Normalización

    NORMALIZACIÓN

    Este servicio fortalece la gestión documental mediante la estandarización de lineamientos que permiten sentar las bases estratégicas para establecer criterios homogéneos en el uso, gestión y conservación de los documentos en la Universidad. 

    Esta línea incluye servicios como: 

    • Generación de lineamientos, directrices, conceptos técnicos, entre otros documentos que generan valor al ser aplicados a procesos y procedimientos institucionales que involucren la gestión de la memoria documental. 
    • Creación y actualización de instrumentos archivísticos que regulan la gestión documental como las Tablas de Retención Documental, inventarios, catálogo de formatos, catálogo de tipos documentales, entre otros. 
    • Acompañamiento en la implementación de la normativa institucional. 

    Beneficios: 

    • Disponer de elementos para la identificación, clasificación y valoración de la información, permitiendo el acceso y conservación a mediano y largo plazo. 
    • Contar con apoyo en la construcción de herramientas para la gestión de información (guías, formatos, formularios, entre otros). 
    • Optimización de procesos y procedimientos a través del control de la producción de documentos.
    • Dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la normatividad institucional, la legislación nacional y las buenas prácticas internacionales en gestión documental.
    • Integración con los sistemas de gestión existentes en la Universidad. 

    Requisitos: 

    Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 

    • La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 
    • Identificar previamente los procesos de la Unidad. 
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  • Capacitación y formación

    CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN

    Ofrecemos cursos permanentes de formación de usuarios y capacitación a la comunidad universitaria para la socialización de buenas prácticas en gestión de documentos en diferentes soportes, incorporando talleres diseñados según las necesidades específicas de los asistentes. Desarrollamos las competencias y habilidades para la administración de los documentos que produce y recibe la Universidad, a través de los siguientes cursos: 

    • Gestión de información y documentación institucional que incluye los módulos: 
    • Introducción a la gestión documental en Uniandes. 
    • Archivo de gestión y series institucionales. 
    • Gestión de documentos electrónicos.
    • Gestión documental en tiempos de transformación digital que incluye los módulos:
    • Creación de expedientes en las herramientas tecnológicas institucionales y personales (SharePoint, Teams, OneDrive y Outlook)
    • Adobe Acrobat como apoyo a la gestión documental, firmas electrónicas y su uso en la gestión de documentos institucionales.
    • Conservación y preservación digital: Proyectos de digitalización ¿Para qué? ¿Cómo?
    • Adicionalmente, el personal de la Universidad puede prepararse con nosotros para la certificación de competencias SENA en el área de “Organización de archivos de gestión”, certificación que permite reconocer el aprendizaje y la experticia adquirida en los puestos de trabajo. Este proceso es anual y se realiza en conjunto con la Dirección de Gestión Humana. 

    Beneficios: 

    • Cursos a la medida, según las necesidades de su unidad. 
    • Actualización continua en temas de gestión documental. 
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  • Insumos para la gestión documental

    INSUMOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

    A través de este servicio asesoramos y acompañamos a las Unidades en la definición de instalaciones idóneas para archivos (instalaciones, estanterías) y materiales que se requieran para su conservación (cajas de archivo, divifolders, carpetas, precintos, entre otros), brindando pautas para lograr condiciones que permiten la conservación de los documentos. 

    Beneficios: 

    • Adecuar espacios para el archivamiento idóneo de documentos de archivo. 
    • Utilizar los mejores insumos para la conservación de la memoria institucional. 

    Requisitos: 

    • Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
    • La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 
    Solicitar servicio

  • Referenciación y buenas prácticas

    REFERENCIACIÓN Y BUENAS PRÁCTICAS

    Ofrecemos un conjunto de espacios, visitas profesionales, talleres, charlas y webinars, disponibles para todos los interesados en conocer, comparar, adoptar y adaptar buenas prácticas, modelos y metodologías en el ámbito de la gestión documental o quienes buscan compartir e intercambiar experiencias que permitan mantener un diálogo permanente con aquellos que trabajan en el gobierno de información, la transformación digital y la salvaguarda de la memoria documental, con énfasis en las instituciones de educación superior públicas y privadas. 

    Esta línea incluye servicios como: 

    • Referenciación. 
    • Visitas guiadas. 
    • Talleres. 
    • Charlas y conferencias. 
    • Webinars. 

     Beneficios: 

    • Flexibilidad y disponibilidad, los espacios pueden ser virtuales o presenciales y adaptados de acuerdo a cada caso. 
    • Relacionamiento y redes profesionales, acceder a espacios que amplíen la perspectiva de nuestro quehacer, potencien redes, sinergias y fomenten relaciones productivas. 
    • Formación y actualización permanente y colaborativa para los equipos de trabajo. 

    Requisitos: 

    • Realizar la solicitud con 30 días de anticipación como mínimo. 
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