ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
Ofrecemos soluciones que, aplicadas a los archivos de gestión, colecciones y documentación sin ningún tratamiento, permiten la conservación de la memoria institucional.
Esta línea incluye servicios como:
- Proyectos de organización: Por medio de un diagnóstico, identificamos necesidades que definen la dimensión del proyecto, su alcance, recursos. Diseñamos un cronograma de trabajo que incluye estrategias de seguimiento y capacitación requeridas para su éxito y permanencia de resultados en el tiempo.
- Transferencia documental: Servicio que busca garantizar la centralización, acceso, consulta y conservación de los documentos que conforman la memoria de la Universidad
- Eliminación documental: Descarte controlado y seguro de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal, jurídico o fiscal y que no poseen valor histórico.
- Alistamiento: Procedimiento para el alistamiento de documentos que incluye actividades de clasificación, retiro de material abrasivo (clips, ganchos de cosedora, ganchos legajadores) o adhesivo (bandas elásticas, post-its), copias, que conlleven al deterioro de los documentos o que no permitan realizar procesos de reprografía.
- Organización de archivos electrónicos: Apoyo en la implementación de los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos, por medio de la habilitación y uso de tecnologías apropiadas y aprobadas por la Universidad; servicio que se soporta actualmente en la herramienta SharePoint. Conozca la guía para la habilitación de SharePoint aquí y los detalles del servicio en el siguiente video.
Beneficios:
- Solución a requerimientos de espacio de almacenamiento.
- Acceso oportuno a los documentos para la toma de decisiones.
- Agilidad en los tiempos de respuesta a consultas.
- Preservación y conservación de los documentos a largo plazo.
- Reducción de costos asociados al uso de papel, espacios físicos y otros recursos.
- Unificación de los procesos asociados a la gestión de la información de forma colaborativa, normalizada, controlada y segura.
- Conservación de la memoriainstitucionalque facilitala gestión, localización, acceso y consulta de maneraágil.
- Apoyoenelcumplimiento de las políticas de transparencia y acceso a la información.
- Simplificación de los procesosal contar con información disponible para los equipos de trabajo y alineado con la política institucional para la gestión de documentoselectrónicos.
Requisitos:
- Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
- Gestionar información institucional.
