Administración Documental

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

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Ofrecemos soluciones que, aplicadas a los archivos de gestión, colecciones y documentación sin ningún tratamiento, permiten la conservación de la memoria institucional.

Esta línea incluye servicios como:

  • Proyectos de organización: Por medio de un diagnóstico, identificamos necesidades que definen la dimensión del proyecto, su alcance, recursos. Diseñamos un cronograma de trabajo que incluye estrategias de seguimiento y capacitación requeridas para su éxito y permanencia de resultados en el tiempo.
  • Transferencia documental: Servicio que busca garantizar la centralización, acceso, consulta y conservación de los documentos que conforman la memoria de la Universidad
  • Eliminación documental: Descarte controlado y seguro de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal, jurídico o fiscal y que no poseen valor histórico.
  • Alistamiento: Procedimiento para el alistamiento de documentos que incluye actividades de clasificación, retiro de material abrasivo (clips, ganchos de cosedora, ganchos legajadores) o adhesivo (bandas elásticas, post-its), copias, que conlleven al deterioro de los documentos o que no permitan realizar procesos de reprografía.
  • Organización de archivos electrónicos: Apoyo en la implementación de los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos, por medio de la habilitación y uso de tecnologías apropiadas y aprobadas por la Universidadservicio que se soporta actualmente en la herramienta SharePoint. Conozca la guía para la habilitación de SharePoint aquí y los detalles del servicio en el siguiente video.

Beneficios:

  • Solución a requerimientos de espacio de almacenamiento.
  • Acceso oportuno a los documentos para la toma de decisiones.
  • Agilidad en los tiempos de respuesta a consultas.
  • Preservación y conservación de los documentos a largo plazo.
  • Reducción de costos asociados al uso de papel, espacios físicos y otros recursos.
  • Unificación de los procesos asociados a la gestión de la información de forma colaborativa, normalizada, controlada y segura.
  • Conservación de la memoriainstitucionalque facilitala gestiónlocalizaciónacceso y consulta de maneraágil.
  • Apoyoenelcumplimiento de las políticas de transparencia y acceso a la información.
  • Simplificación de los procesosal contar con información disponible para los equipos de trabajo y alineado con la política institucional para la gestión de documentoselectrónicos. 

Requisitos:

  • Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes.
  • Gestionar información institucional.

 

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