Administración Documental

PRESERVACIÓN DIGITAL

Digitalizacion administraciondocumental

Almacenamiento y mantenimiento de los documentos que son parte de la memoria institucional a través de la implementación de técnicas, estándares y procedimientos que permiten el acceso, conservación y seguridad de la información apalancados con herramientas tecnológicas especializadas.

Esta línea incluye servicios como:

  • Digitalización simple, probatoria y certificada: Con los servicios de digitalización obtendrá archivos digitales que permiten agilizar trámites, minimizar los tiempos empleados para la recuperación, acceso y consulta de la información y asegurar el cumplimiento de los términos legales en los casos requeridos*. Más información.
  • Inserciones digitales y electrónicas: Ligado al servicio de relevo de custodia, con este servicio podrá incluir nuevos documentos a los expedientes existentes en el momento que lo necesite.
  • Hosting: Servicio que permite alojar documentación institucional cumpliendo las medidas de preservación requeridas
  • Migración de documentación electrónica: Transferencia de archivos electrónicos de un sistema de almacenamiento a otro garantizando su disponibilidad y preservación.

Beneficios:

  • Acceso seguro a distintos usuarios con control sobre la información.
  • Desmaterialización de documentos.
  • Habilitación de herramientas que permiten la centralización de la información para su gestión, consulta y almacenamiento.
  • Disponer de documentos electrónicos auténticos, íntegros, fiables y disponibles.
  • Incorporación de mecanismos tecnológicos como la firma digital, estampas de tiempo y certificados digitales, que permiten contar con documentos con valor probatorio

 

Requisitos:

  • Hacer parte de la comunidad Uniandes.
  • La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso.

 

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