Los servicios para la administración de archivos buscan la transformación digital bajo esquemas de seguridad que garantizan la recuperación, acceso, consulta, preservación y conservación de los documentos tanto en su etapa de gestión (archivos de oficina) como en el archivo central (memoria institucional). 

 Esta línea incluye servicios como:

• Almacenamiento en archivo central: Custodia de los documentos que constituyen la memoria institucional, procedentes de procesos de transferencia, donaciones y/o adquisición de material de archivo, cumpliendo las condiciones técnicas que aseguren su integridad y conservación independiente del soporte en que se encuentren.  
• Relevo de custodia: Almacenamiento externo de documentación de oficina (archivo de gestión), este servicio incluye el transporte de la documentación desde la Universidad hasta las instalaciones del tercero y la validación de inventarios, lo anterior, con el fin de garantizar la integridad y seguridad de la información enviada. Además, este servicio le permitirá hacer envíos según sus necesidades e incluir nueva documentación cuando así lo requiera, como también la consulta y acceso de la información de forma física o digital.

Beneficios:

• Información institucional segura gracias a la implementación de procesos normalizados.
• Centralización y control de acceso a documentos en formato físico y/o electrónico. 
• Distintas opciones para el almacenamiento externo de documentos que cumplen con los estándares de calidad (ISO 9000) y seguridad (ISO 27000) requeridos para la custodia de información institucional. 

Requisitos: 

• Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
• La unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 

Ofrecemos soluciones que, aplicadas a los archivos de gestión, colecciones y documentación sin ningún tratamiento, permiten la conservación de la memoria institucional. 

Esta línea incluye servicios como:

• Proyectos de organización: Por medio de un diagnóstico, identificamos necesidades que definen la dimensión del proyecto, su alcance, recursos. Diseñamos un cronograma de trabajo que incluye estrategias de seguimiento y capacitación requeridas para su éxito y permanencia de resultados en el tiempo.
• Transferencia documental: Servicio que busca garantizar la centralización, acceso, consulta y conservación de los documentos que conforman la memoria de la Universidad. 
• Eliminación documental: Descarte controlado y seguro de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal, jurídico o fiscal y que no poseen valor histórico. 
• Alistamiento: Apoyo en la implementación de los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos, por medio de la habilitación y uso de tecnologías apropiadas y aprobadas por la Universidad; servicio que se soporta actualmente en la herramienta SharePoint. Conozca la guía para la habilitación de SharePoint aquí y los detalles del servicio en el siguiente video. 

Beneficios:

• Acceso oportuno a los documentos para la toma de decisiones. 
• Agilidad en los tiempos de respuesta a consultas. 
• Preservación y conservación de los documentos a largo plazo.
• Reducción de costos asociados al uso de papel, espacios físicos y otros recursos. 
• Unificación de los procesos asociados a la gestión de la información de forma colaborativa, normalizada, controlada y segura. 
• Apoyo en el cumplimiento de las políticas de transparencia y acceso a la información.  

Requisitos:

• Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
• Gestionar información institucional. 

Almacenamiento y mantenimiento de la memoria institucional, a través de la implementación de técnicas, estándares y procedimientos que permiten el acceso, conservación y seguridad de la información apalancados con herramientas tecnológicas especializadas. 

Esta línea incluye servicios como: 

• Digitalización simple, probatoria y certificada: Con los servicios de digitalización obtendrá archivos digitales que permiten agilizar trámites, minimizar los tiempos empleados para la recuperación, acceso y consulta de la información y asegurar el cumplimiento de los términos legales en los casos requeridos*. Más información. 
• Inserciones digitales y electrónicas: Ligado al servicio de relevo de custodia, con este servicio podrá incluir nuevos documentos a los expedientes existentes en el momento que lo necesite. 
• Hosting: Servicio que permite alojar documentación institucional cumpliendo las medidas de preservación requeridas 
• Migración de documentación electrónica: Transferencia de archivos electrónicos de un sistema de almacenamiento a otro garantizando su disponibilidad y preservación. 

Beneficios:

• Acceso seguro a distintos usuarios con control sobre la información. 
• Desmaterialización de documentos. 
• Habilitación de herramientas que permiten la centralización de la información para su gestión, consulta y almacenamiento. 
• Disponer de documentos electrónicos auténticos, íntegros, fiables y disponibles. 
• Incorporación de mecanismos tecnológicos como la firma digital, estampas de tiempo y certificados digitales, que permiten contar con documentos con valor probatorio 

Requisitos:

• Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
• La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 

Este servicio permite disponer de la documentación que ha llegado al archivo central e histórico de la Universidad, se activa con la solicitud de los usuarios de la comunidad uniandina o de otros interesados externos que requieran consultar los documentos que conservamos.  Contamos con un equipo dispuesto a apoyar procesos administrativos, investigaciones académicas e históricas, auditorías internas y externas, acreditaciones, peticiones, conmemoraciones, entre otros. 

Beneficios: 

• Acceso oportuno y remoto a la información. 
• Acompañamiento en el desarrollo de investigaciones. 

• Conocer la historia de la Universidad y de la educación superior del país a través de los documentos que conservamos. 

Para acceder a la información tenga en cuenta: 

- Integrantes de la comunidad Uniandina pueden acceder al Catálogo Documental y consultar datos referenciales de la serie documental Historia Académica. 

- Usuarios uniandinos, autorizados por las unidades productoras de la información, pueden acceder a los servicios de consulta y préstamo documental de la serie Historia Académica. 

- Investigadores y usuarios externos que requieran asesoría para consultar información remitir su solicitud al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

- Cumplimiento de la política establecida para el servicio de Consulta y préstamo de documentos disponible AQUÍ. 

Este servicio fortalece la gestión documental mediante la estandarización de lineamientos que permiten sentar las bases estratégicas para establecer criterios homogéneos en el uso, gestión y conservación de los documentos en la Universidad. 

Esta línea incluye servicios como: 

• Generación de lineamientos, directrices, conceptos técnicos, entre otros documentos que generan valor al ser aplicados a procesos y procedimientos institucionales que involucren la gestión de la memoria documental. 
• Creación y actualización de instrumentos archivísticos que regulan la gestión documental como las Tablas de Retención Documental, inventarios, catálogo de formatos, catálogo de tipos documentales, entre otros. 
• Acompañamiento en la implementación de la normativa institucional. 

Beneficios: 

• Disponer de elementos para la identificación, clasificación y valoración de la información, permitiendo el acceso y conservación a mediano y largo plazo. 
• Contar con apoyo en la construcción de herramientas para la gestión de información (guías, formatos, formularios, entre otros). 
• Optimización de procesos y procedimientos a través del control de la producción de documentos.
• Dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la normatividad institucional, la legislación nacional y las buenas prácticas internacionales en gestión documental.
• Integración con los sistemas de gestión existentes en la Universidad. 

Requisitos: 

Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 

• La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 
• Identificar previamente los procesos de la Unidad. 

Ofrecemos cursos permanentes de formación de usuarios y capacitación a la comunidad universitaria para la socialización de buenas prácticas en gestión de documentos en diferentes soportes, incorporando talleres diseñados según las necesidades específicas de los asistentes. Desarrollamos las competencias y habilidades para la administración de los documentos que produce y recibe la Universidad, a través de los siguientes cursos: 

• Gestión de información y documentación institucional que incluye los módulos: 
• Introducción a la gestión documental en Uniandes. 
• Archivo de gestión y series institucionales. 
• Gestión de documentos electrónicos.
• Gestión documental en tiempos de transformación digital que incluye los módulos:
• Creación de expedientes en las herramientas tecnológicas institucionales y personales (SharePoint, Teams, OneDrive y Outlook)
• Adobe Acrobat como apoyo a la gestión documental, firmas electrónicas y su uso en la gestión de documentos institucionales.
• Conservación y preservación digital: Proyectos de digitalización ¿Para qué? ¿Cómo?
• Adicionalmente, el personal de la Universidad puede prepararse con nosotros para la certificación de competencias SENA en el área de “Organización de archivos de gestión”, certificación que permite reconocer el aprendizaje y la experticia adquirida en los puestos de trabajo. Este proceso es anual y se realiza en conjunto con la Dirección de Gestión Humana. 

Beneficios: 

• Cursos a la medida, según las necesidades de su unidad. 
• Actualización continua en temas de gestión documental. 

A través de este servicio asesoramos y acompañamos a las Unidades en la definición de instalaciones idóneas para archivos (instalaciones, estanterías) y materiales que se requieran para su conservación (cajas de archivo, divifolders, carpetas, precintos, entre otros), brindando pautas para lograr condiciones que permiten la conservación de los documentos. 

Beneficios: 

• Adecuar espacios para el archivamiento idóneo de documentos de archivo. 
• Utilizar los mejores insumos para la conservación de la memoria institucional. 

Requisitos: 

• Hacer parte de una Unidad académica o administrativa de la Universidad de los Andes. 
• La Unidad que solicite el servicio debe asignar un responsable que acompañe el proceso. 

Ofrecemos un conjunto de espacios, visitas profesionales, talleres, charlas y webinars, disponibles para todos los interesados en conocer, comparar, adoptar y adaptar buenas prácticas, modelos y metodologías en el ámbito de la gestión documental o quienes buscan compartir e intercambiar experiencias que permitan mantener un diálogo permanente con aquellos que trabajan en el gobierno de información, la transformación digital y la salvaguarda de la memoria documental, con énfasis en las instituciones de educación superior públicas y privadas. 

Esta línea incluye servicios como: 

• Referenciación. 
• Visitas guiadas. 
• Talleres. 
• Charlas y conferencias. 
• Webinars. 

 Beneficios: 

• Flexibilidad y disponibilidad, los espacios pueden ser virtuales o presenciales y adaptados de acuerdo a cada caso. 
• Relacionamiento y redes profesionales, acceder a espacios que amplíen la perspectiva de nuestro quehacer, potencien redes, sinergias y fomenten relaciones productivas. 
• Formación y actualización permanente y colaborativa para los equipos de trabajo. 

Requisitos: 

• Realizar la solicitud con 30 días de anticipación como mínimo.