Conoce Integra, un gestor de contenidos ágil, práctico y seguro

En el marco de la transformación digital que atraviesa la Universidad, contar con un gestor de contenidos se convierte en una herramienta clave para simplificar y automatizar los procesos de gestión documental. Con el gestor de contenidos Integra, cambió la gestión de expedientes digitales y tendremos múltiples beneficios, como:

Mayor eficiencia y agilidad: Un gestor de contenidos automatiza tareas como captura, indexación y búsqueda de documentos, lo que reduce considerablemente el tiempo y esfuerzo invertido en la gestión documental.

Ahorro de espacio y recursos: Al no depender de documentos impresos, se reduce la necesidad de almacenamiento, lo que a su vez permite acceder de forma rápida y segura a los documentos digitales ya que estos están centralizados y pueden ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, se pueden establecer permisos de acceso para garantizar la confidencialidad de la información.

Facilita la colaboración y el trabajo en equipo: contar con una plataforma digital facilita la colaboración entre personas y áreas que necesiten acceder a la misma información. Se pueden compartir documentos, realizar anotaciones y comentarios, lo cual mejora la comunicación y la eficiencia en los procesos de trabajo.

Cumplimiento normativo y seguridad de la información: Un gestor de contenidos permite establecer políticas de retención y control de documentos, lo que garantiza el cumplimiento de las regulaciones y normativas vigentes. Además, se pueden realizar copias de seguridad automáticas, minimizando el riesgo de pérdida información.

En resumen, contar con un gestor de contenidos en el marco de la transformación digital de la universidad resulta esencial para automatizar los procesos de gestión documental y contar con expedientes digitales. Esto no solo agiliza y simplifica los procesos, sino que también aporta eficiencia, ahorro de recursos, accesibilidad a la información y en la gestión documental.

Enterate más en el siguiente video.

Integra: Simplificando la gestión de expedientes digitales en Uniandes.

¿Ya escuchaste los Relatos Documentales? 

Con el fin de mantener un espacio de conversación e interacción, para el primer semestre de este año propusimos la serie de webinars denominada Relatos Documentales que convocó a archivistas, bibliotecólogos, profesionales de la información, historiadores, responsables de unidades de archivo y, en general, a cualquier interesado en conocer experiencias de intervención de fondos y colecciones con orígenes diversos, variedad de formatos y que se conservan en archivos de diversa naturaleza (universitarios, privados, públicos, ...) y novedades en la prestación de servicios de información y en concepción de estas unidades. 

Los temas que se abordaron fueron:  

• Historias de colecciones y fondos que viven en los archivos. 
• Innovación y creatividad para la transformación de los servicios de información.  

• ¿Qué esperar cuando el centro de un museo es su archivo histórico?  

Las grabaciones de estos encuentros están disponibles en el canal de YouTube de @MemoriaUniandes 

Nuevas colecciones llegan al archivo 

En línea con la invitación realizada por la Jefatura de Administración Documental a personajes destacados en la historia de la Universidad, y especialmente, gracias a la dedicada gestión de nuestra compañera Ayda Cortés, labor que se inició en el 2022 y continúa este año, hemos recibido tres nuevas colecciones que vienen a enriquecer el acervo del archivo universitario. La primera de ellas, relacionada con la vida y obra de Ramón de Zubiría, humanista, figura destacada en el campo de la cultura, el saber y la academia, y, rector de la Universidad de los Andes 1962-1967. Recibimos también, una colección variada de documentos donados por el exrector Pablo Navas, todos ellos de relevancia para la historia de Uniandes al abordar temas como el proceso de elección de rectores a cargo del Comité Nominador, asuntos del Consejo Directivo, la reforma estatutaria, el PDI, la compra de la Hacienda el Noviciado y propuestas de diferente índole que se tramitaron durante su periodo como rector (2011-2019).  

Finalmente, se destaca la donación de la arquitecta uniandina Silvia Arango Cardinal, hija de Jesús Arango Jaramillo y Elena Cardinal de Arango, quien compartió generosamente material fotográfico relacionado con el paso de sus padres por la Universidad de los Andes, en donde dejaron una huella imborrable a través de su labor académica y administrativa, y su generosa entrega a las diferentes actividades que desarrollaron.  Jesús Arango fue decano de la Facultad de Filosofía y Letras, y profesor emérito del Departamento de Humanidades y Literatura. Elena de Arango fue Decana de Estudiantes. 

 Estamos trabajando en el Fondo del Centro Colombiano de Estudios de Lenguas Aborígenes –CCELA 

Este fondo contiene documentación de los estudios lingüísticos de lenguas aborígenes realizados por el CCELA en Colombia entre 1987-2005, patrimonio cultural del país y del mundo. En el año 2019 esta documentación fue entregada oficialmente por el Departamento de Antropología de la Universidad de los Andes a la Jefatura de Administración Documental para su custodia y conservación. Conscientes de la relevancia que tiene esta información para el mundo, a partir de ese momento iniciamos la consecución de recursos para la intervención del fondo. En ese sentido, nos presentamos a las convocatorias de UCLA-MEAP y FIDA, y fuimos elegidos en esta última para realizar la descripción detallada que permitiera identificar, analizar y clasificar los documentos y realizar la conservación preventiva siguiendo la normatividad colombiana, con el fin de poner esta información a disposición del público en general. Este proyecto se desarrolló entre 2021 y 2022. Consulte el proyecto y los productos audiovisuales aquí. 

Continuando con el objetivo de salvaguardar la producción de los investigadores del CCELA, en el año 2022 nos presentamos a la convocatoria de Iberarchivos buscando recursos para la digitalización, preservación y difusión de los documentos que conforman los estudios lingüísticos realizados por el CCELA; proyecto que fue elegido para ser desarrollado y que comenzaremos en el corto plazo. 

Automatizando la Gestión Documental en Uniandes 

En el marco de las iniciativas de transformación digital que adelanta la Universidad, el equipo de Administración Documental, en conjunto con diferentes actores institucionales inició en el año 2022 un proyecto que permita implementar una herramienta de gestión de contenidos que facilite la gestión, trazabilidad, integración, preservación, custodia y disponibilidad de información documental que conforma los expedientes  de la Universidad, trabajando en el expediente digital del estudiante como primera fase. 

Con esta implementación se pretende consolidar una vista 360° de la documentación de estos expedientes, con el fin de mejorar el servicio, experiencia y transparencia a los usuarios en el acceso a la información, todo ello apalancado en la estrategia de la Transformación Digital. 

El archivo histórico de la Universidad de los Andes en el registro nacional de archivos históricos colombianos – RENAHC 

Mediante Resolución No. 697 del 04 de octubre de 2022, el Archivo General de la Nación – AGN- confirmó la inclusión del Archivo Histórico de la Universidad de los Andes en el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos – RENAHC, bajo el código AH-036-2022, que lo acredita como Archivo Histórico. El RENAHC es “un instrumento de identificación de las personas naturales y jurídicas (tanto públicas como privadas) propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos, colecciones o fondos documentales de cierta significación cultural o que hayan sido declarados Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico”.  Este instrumento de acreditación tiene en cuenta, entre otros, la organización (clasificación y ordenación), la descripción, el estado de conservación, la digitalización o microfilmación, así como la información del solicitante e información del archivo. 

Para la Universidad de los Andes es un orgullo contar con este reconocimiento, pues gracias a él contribuimos con la disposición de fuentes de información para generar conocimiento, fomentar la apropiación de la identidad institucional y brindar un espacio académico que permita el encuentro de la comunidad y el país. La Secretaría General, a través de la Jefatura de Administración Documental, seguirá fortaleciendo este archivo encaminado a ser uno de los más reconocidos a nivel nacional e internacional. Este reconocimiento nos invita a seguir construyendo entre todas las partes interesadas el Archivo Histórico Universitario como un centro de información con fines académicos, investigativos y culturales, para conservar, preservar y divulgar la memoria institucional que se ha generado y se continuará forjando a través de los años.  

Seminario virtual “Sistema de gestión para documentos (SGD) en universidades: Aportes desde la norma ISO 30301” 

Este evento académico organizado en conjunto por la Universidad de los Andes, la Universidad de Lleida y la Sección de Archivos Universitarios y de Centros de Investigación del Consejo Internacional de Archivos ICA-SUV, tuvo como principal objetivo conocer experiencias y abrir el diálogo en relación con el sistema de gestión para los documentos (SGD), cómo implantarlo, riesgos y oportunidades, y, lo que supone la actividad de normalización para beneficio de las universidades como organizaciones dinámicas. 

Esta jornada contó con la participación de representantes de la Asociación Española de Normalización – AENOR, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC, INETUM, la Autoridad Portuaria de Baleares y la Universidad de Lleida. Las memorias de este encuentro están disponibles en Seneca, repositorio institucional de la Universidad de los Andes. 

Consulta los materiales del Congreso Memoria, DDHH y buenas prácticas en archivos universitarios y de investigación: Diferentes perspectivas un solo objetivo (2021) 

La Sección de Archivos Universitarios y de Centros de Investigación (ICA-SUV) del Consejo Internacional de Archivos (ICA) y la Jefatura de Administración Documental de la Universidad de los Andes organizaron, con el apoyo de los archivos históricos de la Universidad del Rosario y de la Pontificia Universidad Javeriana, el congreso MEMORIA, DERECHOS HUMANOS Y BUENAS PRÁCTICAS EN ARCHIVOS UNIVERSITARIOS Y DE INVESTIGACIÓN. Un espacio que reunió voces, miradas y reflexiones de distintos continentes en torno a las experiencias en preservación, conservación y divulgación de la memoria de las naciones. En razón del interés que despertaron las reflexiones de los ponentes, queremos compartir las memorias de este encuentro, esperando que sus contenidos se constituyan en una herramienta que contribuya a nuevos trabajos y conversaciones sobre el papel de los archivos en nuestra sociedad. Visite el Repositorio Institucional Seneca en la Colección Uniandes en publicaciones externas – Conferencias y ponencias y consulte los papers, las presentaciones y las grabaciones de todo el congreso. 

Colecciones digitales de archivos del mundo ahora accesibles a través del mapa creado por el ICA 

El International Council on Archives – ICA- lidera esta innovadora iniciativa que permite decirle al mundo que los archivos siguen prestando sus servicios, que siguen siendo accesibles, aunque en la mayoría de los países sus edificios se encuentren cerrados. Por lo anterior, desde este momento, una muestra de las colecciones digitales del archivo de la Universidad de los Andes en Bogotá, Colombia, se encuentra disponible allí para el acceso de todos, con la posibilidad de ampliar la información que requieran nuestros usuarios a través de otros canales. Invitamos a toda la comunidad de archiveros, archivistas, documentalistas y en general a todos los responsables de archivos colombianos y latinoamericanos a hacer su registro, y, así, continuar visibilizando nuestra labor y haciendo accesibles nuestros fondos y colecciones.

Más información 

Serie de webinars sobre archivos universitarios 

En conjunto con los archivos históricos de la Pontificia Universidad Javeriana y la Universidad del Rosario, iniciamos en el mes de Jjulio de 2020, una serie de webinars dedicados a presentar temáticas relacionadas con los archivos universitarios. Nuestro primer encuentro se centró en conocer los archivos de estas tres universidades, su función, estructura, servicios y demás aspectos que nos permitieran conocer un poco más estas unidades de información; el segundo encuentro estuvo centrado en abordar cómo se han adaptado los archivos a la contingencia, sesión en la que tuvimos como invitada a la sección de archivo de la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín y finalmente, el 10 de septiembre conocimos las experiencias de digitalización de las Universidades del Cauca, Javeriana y Rosario. Los invitamos a seguir participando activamente de estos encuentros, esperamos sus ideas y sugerencias para continuar. 

IV Coloquio nacional de buenas prácticas en gestión documental en instituciones de educación superior (Neiva 28 al 31 de mayo de 2019) 

El propósito del IV Coloquio fue intercambiar experiencias en el desarrollo de buenas prácticas de Gestión Documental y Archivos de cara a la Transformación Digital, con el fin de fortalecer el enlace de academia-investigación, como principal fuente de información. Organizaron Archivo General de la Nación de Colombia – Sistema Nacional de Archivos, la Universidad Nacional de Colombia, la Universidad Nacional Abierta y a Distancia y la Pontificia Universidad Javeriana. En representación de la Universidad de los Andes se presentaron las ponencias “Implementación del Cuadro de Mando Integral como herramienta de control estratégico en Archivos Universitarios” y “Colección Fotográfica de la Universidad de los Andes: aspectos relacionados con su gestión y divulgación”.

Más informació

ICA/SUV 2020 Annual International Conference y IX CIAU Red Iberoamericana de Archivos Universitarios 

Memoria, derechos humanos y buenas prácticas en archivos universitarios y de investigación:  diferentes perspectivas, un solo objetivo. 

La conferencia anual del International Council on Archives Section on University and Research Institution Archives (ICA/SUV) y la Red Iberoamericana de Archivos de la Educación Superior (RIAES) tuvo lugar en la Universidad de los Andes (Bogotá, Colombia) en el año 2020, uniendo voces de distintos continentes en torno a las experiencias en preservación, conservación y divulgación de la memoria de las naciones, a través del trabajo realizado por archivistas, historiadores, politólogos, expertos en gestión documental, entre otras profesiones que le han apostado a salvaguardar el patrimonio documental del mundo. En esta oportunidad las discusiones estuvieron centradas en compartir análisis y experiencias, a partir de una orientación multidisciplinaria, en la que confluyan estudios sobre memoria histórica, rescate de archivos, conservación y preservación de archivos en diferentes soportes, así como tendencias y desafíos en la gestión de los documentos electrónicos que hacen parte de estos acervos documentales.

X Seminario Nacional y II internacional de actualización en Gestión Documental - Universidad Pontificia Bolivariana (Medellín 20-21 de septiembre de 2018) 

En la Universidad Pontificia Bolivariana se llevó a cabo el X Seminario Nacional y II internacional de actualización en Gestión Documental, evento académico que buscó la actualización en temas inherentes a la Gestión Documental y al tratamiento de la información en las organizaciones públicas y privadas, desde el punto de vista normativo y legal. A este evento fue invitado el jefe de Administración Documental con la ponencia “Importancia de los Metadatos para la Gestión Electrónica de Documentos: Caso Universidad de los Andes”.

Los invitamos a consultar la presentación aquí. 

La Universidad de los Andes hace parte del International Council on Archives (ICA) - Sección de archivos universitarios y de centros de investigación. 

En su reunión del 2 y 3 de julio, los integrantes de la Sección de archivos universitarios y centros de investigación del ICA recibieron y aceptaron el informe del Comité de Nominaciones para las elecciones del ICA/SUV de este año para la elección de Presidente, vicepresidente, secretario y 9 miembros regulares de la Sección, dentro de los cuales quedó elegido Henry Alexander Rengifo Sánchez, jefe de Administración Documental de la Universidad de los Andes, por un periodo de 2 años. La designación formal de este cargo tuvo lugar el 4 de octubre de 2018 en Salamanca, España.

Para más información consulte aquí.