Administración Documental

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Universidad de los Andes ha optado por un modelo de gestión documental (MGD) que contempla trabajo colaborativo y articulado entre los órganos de gobierno, administrativos y académicos de la Universidad. Las directrices y lineamientos producidos a nivel institucional sientan las bases estratégicas y organizativas para establecer criterios homogéneos en el uso, gestión y conservación de los documentos; lo anterior, alineado con el Programa de Desarrollo Integral (PDI) (2016-2020) de la Universidad, la normativa nacional y estándares internacionales.

  • REGLAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS (SIA)

    Creación del Sistema Integral de Archivos como parte del Programa de Gestión de información de la Universidad en coherencia con los Estatutos aprobados por el Consejo Directivo en la sesión No. 56-09 y ratificada por el Ministerio de Educación Nacional mediante resolución No. 5560 del 25 de agosto de 2009. Consulte el documento aquí.

    DIRECTRIZ INSTITUCIONAL GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

    Directriz para la gestión y uso de documentos electrónicos, que apoye la preservación y conservación de la memoria institucional; por medio de documentos originados, gestionados y conservados de manera confiable, auténtica, íntegra y utilizable; de conformidad con el marco normativo nacional y la aplicación de buenas prácticas internacionales. Consulte el documento aquí.

    LINEAMIENTO NORMATIVO DE DESCRIPCIÓN - ESQUEMA DE METADATOS (Documento en aprobación)

    Establece el marco de referencia para la utilización de los metadatos (entendidos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, necesarios para la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos. La inclusión de metadatos permite asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la integridad, lo que conlleva una serie de beneficios relacionados con la protección, la accesibilidad, la comprensión, el valor de prueba y de evidencia, la recuperación y la interoperabilidad de los documentos. Consulte el documento aquí.

    LINEAMIENTO DE NORMALIZACIÓN - CATÁLOGO DE FORMATOS ELECTRÓNICOS (Documento en elaboración)

    Proporciona los lineamientos requeridos para gestionar los tipos de formatos electrónicos admitidos por la Universidad, de acuerdo con estándares definidos que permiten asegurar la integridad, disponibilidad y acceso oportuno de los documentos durante el tiempo que la ley y/o la Universidad así lo determinen, y que a su vez mitiguen los efectos de la obsolescencia tecnológica. 

    LINEAMIENTO DE NORMALIZACIÓN - CATÁLOGO DE TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES (Documento en elaboración)

    Establece los lineamientos para la identificación y clasificación de los documentos, lo que permite consolidar unas definiciones unívocas que permiten gestionar con claridad las distintas tipologías que conforman los expedientes de la Universidad, de acuerdo a su finalidad y contenido buscando que éstos se produzcan, tramiten y conserven correctamente.

    LINEAMIENTO NORMATIVO-GESTIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL (Documento en aprobación)

    Lineamiento para la administración del correo electrónico institucional, medio oficial para la transmisión de mensajes entre miembros de la comunidad y/o externos. Además, de promover la conservación de aquellos mensajes de correo electrónico que hacen parte de la memoria institucional. Consulte el documento aquí.

    LINEAMIENTO NORMATIVO DE FIRMA ELECTRÓNICA (Documento por iniciar)

    Establece los aspectos que se deben tener en cuenta para el uso de la firma electrónica, en el marco de las aplicaciones institucionales, para garantizar la autenticidad, integridad y conservación de los documentos firmados electrónicamente.

    LINEAMIENTO NORMATIVO DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN (Documento por iniciar)

    Los responsables de Seguridad de la información en la Universidad han desarrollado una Política, que el Consejo Directivo ha respaldado, que establece los principios básicos que deben regir el uso, acceso y proceso de la información institucional para la identificación de los activos de información protegidos, medidas de seguridad para controlar los accesos a los sistemas de información, criterios para establecer los permisos de acceso a las aplicaciones y la información que generan, seguridad de las comunicaciones, atribución de responsabilidades para el desarrollo de la política, cumplimiento normativo y gestión de incidencias, así mismo, los aspectos la seguridad de la información aplicada a la gestión documental en cuanto a la autenticidad, integridad, confidencialidad y trazabilidad de la información.

    LINEAMIENTO NORMATIVO DE DIGITALIZACIÓN (Documento en elaboración)

    Este documento presenta los aspectos, mecanismos e instrumentos aplicables al proceso de digitalización simple, probatoria y certificada establecido por la Universidad, buscando que la generación de copias en soporte electrónico de documentos físicos contengan los componentes legales, técnicos, procedimentales, tecnológicos y los atributos de seguridad, que permitan la normalización y estandarización del proceso.

    LINEAMIENTO NORMATIVO DE PRESERVACIÓN (Documento por iniciar)

    Define la estrategia teniendo en cuenta los requisitos tecnológicos concretos y acciones proactivas de preservación, lo que debe contener los atributos de disponibilidad, inteligibilidad, integridad y autenticidad que permita la recuperación en el futuro y usarlos como testimonios fiables de su contenido, así como la estandarización de formatos que permitan la conservación y futuros procesos de migración.

    LINEAMIENTO NORMATIVO DE IMPRESIÓN SEGURA (Documento por iniciar)

    Establece los mecanismos de impresión segura para ofrecer un servicio a los interesados cuando requieren utilizar documentos en soporte papel, teniendo en cuenta la distinción de los documentos obtenidos a través de los servicios presenciales de atención a los miembros de la comunidad.

    CONCEPTO TÉCNICO GDE FACTURA ELECTRÓNICA

    Concepto dirigido al Centro de Experiencia sobre los requerimientos de gestión documental, a contemplar en la implementación del proceso de “facturación electrónica”, para dar cumplimiento al marco regulatorio vigente. Consultar el documento aquí.

    CONCEPTO TÉCNICO GDE USO PDF/A

    Concepto dirigido al Centro de Servicios Compartidos para la gestión del documento “contrato” como un documento electrónico, previendo que se garanticen las mismas características en términos de integridad y autenticidad que el documento firmado en formato papel. Consultar el documento aquí.

    GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

    Instrumento de apoyo a los procesos de organización y conservación de documentos en los archivos;de gestión de la Universidad en formato físico y electrónico, a través de la identificación de los asuntos propios de cada Unidad y la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Consultar el documento aquí.

    PROTOCOLO PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES

    Guía para la conservación preventiva y de apoyo a los procesos de restauración de los documentos misionales e históricos que se encuentran en los archivos de gestión/oficina ubicados en las Unidades académicas y administrativas, que así lo requieran, con el fin de salvaguardar la memoria institucional de la Universidad. Consultar el documento aquí.

    GUÍA PARA LA EXHIBICIÓN DE DOCUMENTOS Y OBJETOS DE ARCHIVO (Documento en aprobación)

    Guía para la manipulación, exhibición y resguardo de objetos y documentos de archivo, con el fin de garantizar la conservación de la memoria documental. Consultar el documento aquí.

    GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (Documento en elaboración)

    Lineamientos orientados a proveer las mejores prácticas en gestión de documentos electrónicos. Es de resaltar que éstos extienden las políticas y prácticas de manejo de registros en papel a un entorno electrónico, siendo las distintas unidades las encargadas de garantizar la autenticidad fiabilidad, integridad y demás características de sus documentos electrónicos, así como la facilidad de uso de éstos.
  • PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

    El PGD, contempla la formulación de políticas, estrategias, procedimientos y programas específicos para la gestión y conservación de la información institucional, su aplicación es de carácter transversal e interdisciplinar, involucra la comunidad Uniandina en todos sus ámbitos (directivo, docente, administrativo y/o externo), en el cual se asumen responsabilidades y competencias que aseguran su efectiva aplicación y continuidad. Consulte el documento aquí.

    TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

    Herramientas que permiten el correcto manejo y control de la documentación física o electrónica, brindando criterios de retención y disposición final acorde a los procesos institucionales, las cuales son presentadas y aprobadas por el Comité de Gestión Documental de la Universidad. Consulte el documento aquí.

    CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CCD

    La clasificación documental en la Universidad de los Andes busca agrupar los documentos, reflejando las actividades específicas con la que se cuenta de forma jerárquica y lógica, tomando como herramienta fundamental la cadena de valor que permite identificar los procesos estratégicos, misionales y de apoyo institucionales. Consulte el documento aquí.

    FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID

    Instrumento de descripción y recuperación de información que detalla de manera exacta y precisa las series del fondo documental de la Universidad. Consulte el documento aquí.

    MAPA DE PROCESOS

    El modelo de operación basado en procesos definido por la Dirección de Planeación y Evaluación de la Universidad es insumo fundamental para el Modelo de Gestión Documental (MGD). Consulte el documento aquí. Consulte el documento aquí.

    ESQUEMA DE METADATOS (Documento en elaboración)

    Establece los metadatos de contenido, contexto y estructura haciendo posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo, además servir para la identificación, autenticación y contextualización de los documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.

    CATÁLOGO DE FORMATOS (Documento en elaboración)

    Identifica, en el ámbito de la Universidad, los formatos electrónicos aptos para la gestión y preservación de los documentos institucionales, con el fin de garantizar disponibilidad y accesibilidad, así como la previsión de la posible obsolescencia futura y las necesidades de migración.

    CATÁLOGO DE TIPOS DOCUMENTALES (Documento en elaboración)

    Permite identificar, definir y controlar que documentos son utilizados en los procesos de la universidad, de acuerdo a su contenido y finalidad, con el fin de darles un uso adecuado.

    GLOSARIO (Documento en elaboración)

    Conjunto de términos usados en los procesos de gestión documental, calidad y afines, con sus respectivas definiciones.

    NORMOGRAMA (Documento en elaboración)

    Matriz de la normativa nacional e internacional aplicada en los procesos de gestión documental de la Universidad.
  • AUTORIZACIÓN DE USO DE DERECHOS DE IMAGEN, FOTOGRAFÍAS Y OTROS

    Formato de autorización de uso de derechos de imagen firmado por la persona que se registre en fotografías o producciones audiovisuales (video), incluyendo los procedimientos análogos y/o digitales sobre éstos; lo anterior, incluye los derechos patrimoniales de autor y derechos conexos.

    FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE MATERIAL POP

    Formato que permite una descripción inicial de los materiales POP producidos en las unidades académicas y administrativas, destinados a promocionar distintas actividades, programas o aspectos de la Universidad.

    FORMATO DE DESCRIPCIÓN FOTOGRÁFICA

    Formato que permite en los archivos de oficina, la descripción de las fotografías que se producen en las unidades académicas y administrativas y que reposarán como parte de la Fototeca de la Universidad.

    FORMATO DE PRÉSTAMO

    Control del préstamo de los documentos de archivo que se retiran de las instalaciones de la Jefatura de Administración Documental.

    LICENCIA DE USO DE FOTOGRAFÍAS - ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

    Licencia que registra el permiso otorgado a un usuario específico por parte de la Universidad, para el uso de las fotografías que reposan en la Fototeca de la Universidad, lo anterior, buscando el cumplimiento de lo estipulado en la normativa relacionada con los derechos de autor.

    RÓTULOS CAJAS DE ARCHIVO

    Formato de los rótulos que deben identificar las cajas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad.

    RÓTULOS CARPETAS DE ARCHIVO

    Formato de los rótulos que deben identificar las carpetas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad.

    TESTIGO DOCUMENTAL

    Formato que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.