MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Universidad de los Andes ha optado por un modelo de gestión documental (MGD) que contempla trabajo colaborativo y articulado entre los órganos de gobierno, administrativos y académicos de la Universidad. Las directrices y lineamientos producidos a nivel institucional sientan las bases estratégicas y organizativas para establecer criterios homogéneos en el uso, gestión y conservación de los documentos; lo anterior, alineado con el Programa de Desarrollo Integral (PDI) (2016-2020) de la Universidad, la normativa nacional y estándares internacionales.
- Directrices y lineamientos
- Conceptos técnicos
- Instrumentos Archivísticos
- Formatos
REGLAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS (SIA)
Creación del Sistema Integral de Archivos como parte del Programa de Gestión de información de la Universidad en coherencia con los Estatutos aprobados por el Consejo Directivo en la sesión No. 56-09 y ratificada por el Ministerio de Educación Nacional mediante resolución No. 5560 del 25 de agosto de 2009. Consulte el documento aquí.DIRECTRIZ INSTITUCIONAL GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Directriz para la gestión y uso de documentos electrónicos, que apoye la preservación y conservación de la memoria institucional; por medio de documentos originados, gestionados y conservados de manera confiable, auténtica, íntegra y utilizable; de conformidad con el marco normativo nacional y la aplicación de buenas prácticas internacionales. Consulte el documento aquí.LINEAMIENTO NORMATIVO DE DESCRIPCIÓN - ESQUEMA DE METADATOS
Establece el marco de referencia para la utilización de los metadatos (entendidos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, necesarios para la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos. La inclusión de metadatos permite asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la integridad, lo que conlleva una serie de beneficios relacionados con la protección, la accesibilidad, la comprensión, el valor de prueba y de evidencia, la recuperación y la interoperabilidad de los documentos. Consulte el documento aquí.LINEAMIENTO DE NORMALIZACIÓN - CATÁLOGO DE FORMATOS ELECTRÓNICOS
Proporciona los lineamientos requeridos para gestionar los tipos de formatos electrónicos admitidos por la Universidad, de acuerdo con estándares definidos que permiten asegurar la integridad, disponibilidad y acceso oportuno de los documentos durante el tiempo que la ley y/o la Universidad así lo determinen, y que a su vez mitiguen los efectos de la obsolescencia tecnológica.LINEAMIENTO DE NORMALIZACIÓN - CATÁLOGO DE TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Establece los lineamientos para la identificación y clasificación de los documentos, lo que permite consolidar unas definiciones unívocas que permiten gestionar con claridad las distintas tipologías que conforman los expedientes de la Universidad, de acuerdo a su finalidad y contenido buscando que éstos se produzcan, tramiten y conserven correctamente.LINEAMIENTO NORMATIVO - GESTIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
Lineamiento para la administración del correo electrónico institucional, medio oficial para la transmisión de mensajes entre miembros de la comunidad y/o externos. Además, de promover la conservación de aquellos mensajes de correo electrónico que hacen parte de la memoria institucional. Consulte el documento aquí.LINEAMIENTO NORMATIVO DE FIRMA ELECTRÓNICA
Establece los aspectos que se deben tener en cuenta para el uso de la firma electrónica, en el marco de las aplicaciones institucionales, para garantizar la autenticidad, integridad y conservación de los documentos firmados electrónicamente.LINEAMIENTO NORMATIVO DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN
La Dirección de Servicios de Información y Tecnología – DSIT de la Universidad de los Andes ha establecido una Política Institucional de Seguridad de la Información, que contiene los lineamientos y procedimientos implementados para proteger los activos de información institucionales gestionados a través de las TI.LINEAMIENTO NORMATIVO DE DIGITALIZACIÓN
Este documento presenta los aspectos, mecanismos e instrumentos aplicables al proceso de digitalización simple, probatoria y certificada establecido por la Universidad, buscando que la generación de copias en soporte electrónico de documentos físicos contengan los componentes legales, técnicos, procedimentales, tecnológicos y los atributos de seguridad, que permitan la normalización y estandarización del proceso.LINEAMIENTO NORMATIVO DE PRESERVACIÓN
Define la estrategia teniendo en cuenta los requisitos tecnológicos concretos y acciones proactivas de preservación, lo que debe contener los atributos de disponibilidad, inteligibilidad, integridad y autenticidad que permita la recuperación en el futuro y usarlos como testimonios fiables de su contenido, así como la estandarización de formatos que permitan la conservación y futuros procesos de migración.LINEAMIENTO NORMATIVO DE IMPRESIÓN SEGURA
Establece los mecanismos de impresión segura para ofrecer un servicio a los interesados cuando requieren utilizar documentos en soporte papel, teniendo en cuenta la distinción de los documentos obtenidos a través de los servicios presenciales de atención a los miembros de la comunidad.
LINEAMIENTO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Este lineamiento permite a la Oficina de Correspondencia y, en general a la Universidad, normalizar los procedimientos que tienen que ver con la recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos, estandarizando los criterios, procesos y procedimientos que faciliten su adecuado funcionamiento, siguiendo el acuerdo 060 de 20012 y dando cumplimiento a las directrices y lineamientos establecidos a nivel institucional. Consulte el documento aquí.PROTOCOLO PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES
Guía para la conservación preventiva y de apoyo a los procesos de restauración de los documentos misionales e históricos que se encuentran en los archivos de gestión/oficina ubicados en las Unidades académicas y administrativas, que así lo requieran, con el fin de salvaguardar la memoria institucional de la Universidad. Consulte el documento aquí.
PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA DOCUMENTOS
Recomendaciones que permiten al personal que tiene contacto con documentos físicos (cajas, carpetas, entre otros) unos mínimos de salud y seguridad para prevenir el contagio o propagación de virus, hongos u otro microorganismos, además de ser una estrategia eficaz para la conservación preventiva de los documentos. Consulte el documento aquí.
GUÍA PARA LA EXHIBICIÓN DE DOCUMENTOS Y OBJETOS DE ARCHIVO
Guía para la manipulación, exhibición y resguardo de objetos y documentos de archivo, con el fin de garantizar la conservación de la memoria documental. Consultar el documento aquí.
GUÍA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Guía para llevar a cabo el proceso de descripción documental con el que se identifica y expone el contexto de los documentos que hacen parte de la memoria institucional de la Universidad, dando a conocer su contenido, procedencia institucional y las funciones que dieron lugar a su creación y utilización. Consulte el documento aquí.- CONCEPTO TÉCNICO GDE FACTURA ELECTRÓNICA
Concepto emitido por solicitud del Centro de Experiencia de la Universidad a la Jefatura de Administración Documental enfocado en los requerimientos de gestión documental a contemplar en la implementación del proceso de “facturación electrónica”, lo anterior, buscando dar cumplimiento al marco regulatorio vigente.
CONCEPTO TÉCNICO GDE USO PDF/A
Concepto emitido por solicitud del Centro de Servicios Compartidos de la Universidad que en el marco de su gestión y operación ha propuesto que el documento “contrato” sea gestionado como un documento electrónico. Por lo anterior, solicitó a la Jefatura de Administración Documental concepto sobre qué formato de archivo puede utilizarse en este esquema, previendo que se garanticen las mismas características en términos de integridad y autenticidad que el documento firmado en formato papel. Consulte el documento aquí. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
El PGD contempla la formulación de políticas, estrategias, procedimientos y programas específicos para la gestión y conservación de la información institucional, su aplicación es de carácter transversal e interdisciplinar, involucra la comunidad Uniandina en todos sus ámbitos (directivo, docente, administrativo y/o externo), en el cual se asumen responsabilidades y competencias que aseguran su efectiva aplicación y continuidad. Consulte el documento aquí.TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Herramientas que permiten el correcto manejo y control de la documentación física o electrónica, brindando criterios de retención y disposición final acorde a los procesos institucionales, las cuales son presentadas y aprobadas por el Comité de Gestión Documental de la Universidad. Consulte el documento aquí.CUADRO DE CLASIFICACIÓN INSTITUCIONAL
La clasificación documental en la Universidad de los Andes busca agrupar los documentos, reflejando las actividades específicas con la que se cuenta de forma jerárquica y lógica, tomando como herramienta fundamental la cadena de valor que permite identificar los procesos estratégicos, misionales y de apoyo institucionales. Consulte el documento aquí.FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID
Instrumento de descripción y recuperación de información que detalla de manera exacta y precisa las series del fondo documental de la Universidad. Para solicitarlo escribir al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.ESQUEMA DE METADATOS
Establece los metadatos de contenido, contexto y estructura haciendo posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo, además servir para la identificación, autenticación y contextualización de los documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.CATÁLOGO DE FORMATOS
Identifica, en el ámbito de la Universidad, los formatos electrónicos aptos para la gestión y preservación de los documentos institucionales, con el fin de garantizar disponibilidad y accesibilidad, así como la previsión de la posible obsolescencia futura y las necesidades de migración. Consulte el documento aquí.CATÁLOGO DE TIPOS DOCUMENTALES
Permite identificar, definir y controlar que documentos son utilizados en los procesos de la universidad, de acuerdo a su contenido y finalidad, con el fin de darles un uso adecuado. Consulte el documento aquí.GLOSARIO
Conjunto de términos usados en los procesos de gestión documental, calidad y afines, con sus respectivas definiciones. Consulte el documento aquí.AUTORIZACIÓN DE USO DE DERECHOS DE IMAGEN, FOTOGRAFÍAS Y OTROS
Formato de autorización de uso de derechos de imagen firmado por la persona que se registre en fotografías o producciones audiovisuales (video), incluyendo los procedimientos análogos y/o digitales sobre éstos; lo anterior, incluye los derechos patrimoniales de autor y derechos conexos.FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE MATERIAL POP
Formato que permite una descripción inicial de los materiales POP producidos en las unidades académicas y administrativas, destinados a promocionar distintas actividades, programas o aspectos de la Universidad.FORMATO DE DESCRIPCIÓN FOTOGRÁFICA
Formato que permite en los archivos de oficina, la descripción de las fotografías que se producen en las unidades académicas y administrativas y que reposarán como parte de la Fototeca de la Universidad.FORMATO DE PRÉSTAMO
Control del préstamo de los documentos de archivo que se retiran de las instalaciones de la Jefatura de Administración Documental.LICENCIA DE USO DE IMÁGENES FOTOGRÁFICAS
Licencia que registra el permiso otorgado a un usuario específico por parte de la Universidad, para el uso de las fotografías que reposan en la Fototeca de la Universidad, lo anterior, buscando el cumplimiento de lo estipulado en la normativa relacionada con los derechos de autor.RÓTULOS CAJAS DE ARCHIVO
Formato de los rótulos que deben identificar las cajas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad.RÓTULOS CARPETAS DE ARCHIVO
Formato de los rótulos que deben identificar las carpetas que conservan los documentos que conforman la memoria documental de la Universidad.TESTIGO DOCUMENTAL
Formato que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
PRÉSTAMO DE MATERIALES PARA EXHIBICIÓN
Formato para el registro detallado de los materiales de archivo que salen en calidad de préstamo.FORMATO DE INFORME DE INCIDENTES
Formato para el registro detallado de incidentes como inundaciones, plagas, incendios y similares, que hayan afectado documentación de la Universidad.
